Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов

Есть два типа управления взаимодействием, обычно требующихся для успеха проектов BPM. Первый называется «управление взаимодействием для успешной реализации», и использует скорее формальный способ обеспечить выполнение заинтересованными сторонами поставленных перед ними задач ради реализации проекта. Основан он на достаточно традиционных методах проектного управления, нацеленных на реализацию, и на представлении о враждебности/недоброжелательности среды окружения, т. е. считается, что большинство компаний по-прежнему работает в неблагоприятном окружении. Такой подход способствует реализации проекта, но в долгосрочном плане маловероятно, чтобы он породил какие-либо изменения в поведении, которые могли бы повлиять на аспекты управления изменениями персонала.

Второй тип управления основан на заинтересованности и методах совместного решения проблем. При таком подходе отношения строятся и поддерживаются так, что это способствует постоянству происходящих изменений в групповом и индивидуальном поведении, что более располагает к культурным изменениям.

Обе методики нужно применять для обеспечения значительных организационных изменений, которые необходимы для проектов BPM. В небольших или крупных проектах при незначительном влиянии культурных изменений главным подходом будет управление взаимодействием для успешной реализации.

Тема управления отношениями с заинтересованными сторонами (и подробное изложение теорий и этих методик) слишком широка для обсуждения в этой книге. Мы дадим лишь сжатую сводку практического управления отношениями с заинтересованными сторонами для применения этих методик в проекте BPM.

Управление отношениями для успешной реализации

Шаги методики следующие:

1. Сформировать внутреннюю группу для разработки формата, плана и осуществления управления отношениями с заинтересованными сторонами и их привлечения к участию в проекте.

2. Определить все заинтересованные стороны и их отношения с проектом.

3. Очертить роль в проекте основных заинтересованных сторон.

4. Сопоставить заинтересованные стороны, чтобы выявить их индивидуальные требования или результаты, которые им нужны от проекта.

5. Определить лучшие стратегии привлечения каждой заинтересованной стороны и управления отношениями с ней, чтобы удовлетворить их запросы и обеспечить надежность реализации проекта.

Далее каждый из этих шагов рассматривается более подробно.

Шаг 1. Формирование внутренней группы заинтересованных сторон

На этом шаге важно, чтобы менеджер проекта привлек бизнес-представителей и обеспечил их полноценное участие в формировании формата отношений с заинтересованными сторонами, а также обеспечил подробное планирование, привлечение в проект и выполнение.

Кого из бизнеса нужно привлечь? Обычно это хозяин бизнес-проекта, спонсор проекта и все прочие заинтересованные лица, которые консультировали или предложили окончательное решение.

Менеджер проекта и глава заинтересованных лиц несут ответственность за управление отношениями с заинтересованными сторонами и:

• пользуются высоким уважением руководителей во всей организации;

• пользуются доверием во всей организации;

• свободно высказывают свое мнение, даже если оно идет вопреки культуре организации;

• могут облекать плохие и хорошие новости в адекватную, но честную форму;

• считаются поборниками и главными действующими лицами изменений в организации;

• способны обеспечить выполнение заданий.

Одна из задач менеджера проекта – «продвижение» заинтересованных лиц на позиции, нужные для поддержки проекта, и управление и контроль отношений с заинтересованными сторонами. Менеджер проекта должен быть уверен в поддержке и помощи спонсора проекта, а также в возможности доверительно обсуждать вопросы отношений с заинтересованными сторонами.

Менеджер проекта должен подсказать членам группы проекта, что нужно донести до конкретных заинтересованных лиц, чтобы заручиться их поддержкой. Эти посылы должны согласованно доносить все члены группы проекта.

Менеджер проекта распределяет поручения среди других основных членов группы проекта и бизнес-группы. Эти задания рассматриваются на последующих шагах.

Шаг 2. Определение всех заинтересованных сторон и их отношений к проекту

Нужно составить подробный перечень заинтересованных сторон. В качестве основы для него можно взять перечень заинтересованных сторон, составленный на шаге 4 этапа стартовой площадки. Типовой перечень выявленных на этом шаге заинтересованных сторон небольшого проекта BPM включает: