Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов

Как видно из этого ориентировочного перечня, возможно, придется управлять отношениями со многими заинтересованными сторонами. Вероятно, у вас не будет хватать времени на всех, и нецелесообразно управлять отношениями со всеми. Выше перечислены группы заинтересованных сторон, и нужно в каждой группе выделить лиц, являющихся важными заинтересованными лицами. Группа проекта должна понимать, что персонал организации – это одна из важнейших заинтересованных сторон, и без его поддержки и энтузиазма проект либо закончится неудачей, либо столкнется с серьезными проблемами. В главе 25 эта сторона вопроса рассматривается подробнее.

Чтобы определить, отношениями с какими заинтересованными лицами нужно управлять, менеджеру проекта и главе заинтересованных сторон следует заполнить одну из матриц шага 3, а лучше обе. Они помогут выделить заинтересованные стороны, управлять отношениями с которыми целесообразно. При необходимости обновляйте эти матрицы после каждого совещания с участием заинтересованных сторон.

Шаг 3. Формулирование роли ключевых заинтересованных сторон в проекте

После определения заинтересованных сторон менеджеру проекта нужно составить описание каждой из них. Для каждого основного заинтересованного лица удобно воспользоваться формой из табл. 24.2. Индивидуальный анализ заинтересованного лица должен быть рассмотрен менеджером проекта и/или главой заинтересованных сторон до личной встречи, чтобы решить, чего проект намерен добиться с его помощью.

Чтобы выявить основных заинтересованных лиц и облегчить их сопоставление, часто полезно отразить более подробную информацию в матрице, приведенной в табл. 24.3. Не подумайте, что из порядка изложения следует, что одна из матриц заполняется раньше другой. Часто их заполняют параллельно и постоянно обновляют по ходу проекта.

В табл. 24.3 приведены аналогичные сводные данные по всем выявленным заинтересованным сторонам.

Первый шаг в заполнении этой матрицы – классификация заинтересованных сторон по типу, группе и по имени главного лица. Следующий шаг – уяснение разницы в уровне возможностей в отношении проекта, которым эта заинтересованная сторона располагает на данный момент, и будет располагать после завершения проекта. Важно провести различие между заинтересованными сторонами, которые критически необходимы для продвижения проекта, и просто заинтересованы в проекте. Табл. 24.2 поможет разобраться с классификацией.

Ниже даются краткие пояснение столбцов в табл. 24.3 (если они не очевидны).

Возможности сегодня и после реализации проекта. Источник относится к должности, личным качествам (напористость, обаяние), знаниям или умениям (зрелость) в области BPM, контролю ресурсов (возможность выделять или отбирать ресурсы под проект), наличием права вето на проект. Относительное влияние можно просто отнести к сильному, среднему или слабому.

Способность влиять на проект и другие заинтересованные стороны: есть необходимость понять, насколько сильно влияние или широки возможности данного заинтересованного лица в отношении проекта и других заинтересованных сторон. Кто на кого может влиять, и как это достигается? Будет ли меняться реакция заинтересованных сторон по мере реализации проекта, и каким образом? В главе 25 упоминаются контролеры изменений. Это люди, которые потенциально фильтруют информацию, перед тем как она поступает другим заинтересованным лицам или группам. Нужно понять, является ли данное заинтересованное лицо контролером, и если да, как оно будет себя вести и, возможно, отфильтровывать информацию перед пропуском далее. Нужно также понять, как это может (или будет) влиять на проект.

Ви дение проекта (уровень заинтересованности): не все заинтересованные лица представляют себе результаты проекта или заинтересованы в них; некоторых интересует лишь происходящее в ходе реализации проекта. Но нужно всегда быть начеку и искать новых заинтересованных лиц. Нужно как можно раньше обнаружить их и управлять отношениями с ними.

Зачем мне это? Важнейший аспект, в котором нужно разобраться. Как можно направлять обмен информацией и контролировать результаты, если вы не понимаете, в чем интерес конкретного заинтересованного лица? Здесь речь идет не только о воздействии непосредственных результатов проекта, но и об их влиянии на будущее заинтересованного лица в личном и профессиональном плане.

Кейс: в результате проекта заинтересованное лицо лишилось своей роли