Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов

1. Средство моделирования и разработки процессов – инструмент моделирования организацией своих процессов и подпроцессов. Он не требует инструмента технологии BPM, поскольку моделирование можно выполнить, используя несколько продуктов Microsoft (или даже карандашом на бумаге, если пожелаете, но это будет дольше и значительно менее гибко). Технологически оснащенный инструмент моделирования гораздо эффективнее. Имеющиеся инструменты лежат в широком диапазоне: от простейших неразвитых средств, описывающих процессы в простом формате без связей с другими процессами до чрезвычайно сложных и развитых инструментов, строящих связи между процессами, подпроцессами, с общей картиной организации, обобщенными цепочками создания ценности и повторным применением подпроцессов. Все это осуществляется на основе технологии центрального хранилища на сервере.

Основные достоинства:

• возможность нескольким специалистам моделирования использовать и модифицировать модели в любой момент в любом месте, что сокращает сроки, улучшает согласованность и снижает затраты;

• возможность контролировать модель процесса, например проверять ее корректность, актуальное состояние и эффективность, улучшая качество и давая больше результатов;

• возможность публиковать модели процессов, чтобы к ним и сопутствующей информации можно было обращаться и сверяться с ней (например, шаблоны писем, веб-страниц, форм заявок). Это приводит к тому, что моделями пользуется больше людей, качество повышается, а расходы снижаются.

2. Имитационное моделирование. Здесь организация намерена имитировать реализуемость своих процессов, чтобы выявить слабые и узкие места, болевые точки и недостаток ресурсов, т. е. можно увидеть, будет ли процесс работать так, как предполагается. На основе определенных для имитируемого процесса ключевых показателей эффективности (сделанных допущениях) можно взвесить различные варианты и провести сравнение с отчетными показателями до внесения высокозатратных изменений в процессы. Имея это в виду, нужно всегда задавать себе следующий фундаментальный вопрос, относящийся к функционированию перестроенных бизнес-процессов: кто делает, что делает и в какой последовательности? Недостаточно просто описать бизнес-процессы. Имитационное моделирование дает множество вариантов анализа, позволяющих судить о динамичном взаимодействии между различными процессами.

Основные достоинства:

• возможность увидеть «узкие места» процесса и взаимозависимости процессов и ресурсов, что дает лучшие результаты и снижение затрат;

• возможность сравнить различные процессы по их эффективности и скорости, распространить лучшие методики – улучшение результатов и снижение затрат;

• возможность проверить усовершенствованный процесс и испытать его в различных сценариях;

• возможность сократить затраты на внедрение и иметь более эффективные процессы.

3. Учет затрат по типам деятельности (ABC). Это полезный сопутствующий инструментарий для существующих систем учета затрат и себестоимости. ABC позволяет измерить «успешность» проектов BPM и создает прозрачность понимания и, следовательно, потенциальную возможность контроля затрат. Этот инструмент поддерживает принятие стратегических решений по затратам и позволяет добиваться долгосрочного снижения затрат. Способность создавать конкурентное превосходство и использовать его требует знания «истинных» затрат.

Основные достоинства:

• возможность понять затратную составляющую процессов, что приводит к лучшему согласованию цены и себестоимости;

• возможность сравнить различные процессы и выявить места для усовершенствований, что ведет к снижению затрат.

4. Сбалансированная система показателей (BSC). Позволяет определить различные меры, например основные показатели эффективности (KPI), для измерения процессов. Такая таблица может использоваться не только для определения количественных мер, но и для выявления участков бизнес-процессов, в которых нужно проводить измерения и выдавать отчетность. Их можно увязать со стратегическими целями организации. BSC дает основу для компонента мониторинга бизнес-деятельности (BAM – см. п. 9), описанного ниже. Например, можно определить меры предполагаемых затрат на обработку и расклад по времени исполнения процессов. Далее реальные характеристики затрат и длительности, полученные в компоненте мониторинга, можно сравнить с установленными нормативами.

Основные достоинства:

• возможность увязать процессы и их итоговые результаты с целями организации, достигая улучшения результатов и снижения затрат;

• возможность мониторинга развития процессов и вклада в цели организации, улучшающая результаты и снижающая затраты;

• возможность корректировать цели и определять их воздействие на процессы, повышая маневренность процессов и организации в целом.