Управление проектами для "чайников"

Не следует ожидать, что фактические расходы обязательно совпадут с планируемыми. (Когда затраты рабочего времени по определенным работам не меняются в течение месяцев, стоит ли удивляться, что фактические расходы записывают из планов!) Считается нормальным отклонение в пределах 10 %.

Для примера рассмотрим представленный на рис. 10.7 отчет об отработанном времени двух работников. Смит в целом отработал столько времени, сколько и было запланировано, работая в течение второй недели больше, третьей — меньше, а четвертой — согласно плану. А Джонс работал все время меньше и в итоге имеет значительную недоработку. Возможно, на то у него были объективные причины (например, свой объем работы он выполнял быстрее, чем было запланировано), но систематически это делать ему вряд ли позволят.

Сбор информации о затратах рабочего времени

Самый удобный способ сбора информации — заполнение табельных листов. Типовой табельный лист представлен на рис. 10.8.

Вот его основные пункты.

• Количество часов, отработанных по каждой работе за день.

• Подпись работника.

• Утверждающая подпись уполномоченного лица.

Рис. 10.8. Недельный табель (график загрузки)

Обычно отработанное время округляют до получаса.

Иногда округляют и до меньших интервалов. Например, юрист, чей час стоит около 300 долл., округляет до шести минут.

Вы можете задать свой рабочий ритм, установив интервалы времени, которое посвящаете той или иной деятельности. Если, к примеру, ваш интервал равен 30 минутам, то первый, с 8:30, можно отвести на планерку, следующий, с 9:00, — на другую задачу и т. д. Многим так легче настроиться на решение разнообразных задач в течение дня. Правда, такой распорядок не всегда удобен, особенно в процессе контроля за выполнением работ проекта.

Совершенствование системы учета трудозатрат

Для повышения точности учета отработанного времени примите такую последовательность мер.

• Разъясните, что система учета отработанного времени предназначена для соблюдения графика, выявления и устранения его недостатков. Иногда некоторые работники склонны видеть в этом попытку обвинить их в нецелесообразном использовании рабочего времени, пусть даже и по административным поручениям. В таком случае сложно получить правдивые сведения.

• Призывайте работников записывать реальные показатели, а не подгонять их под 40 часов в неделю. Тогда и сверхурочные работы придется подгонять под 40 часов. Пусть лучше пишут все как есть.

• Предусмотрите в отчетах категории расхода времени, не относящиеся к проекту, например: "непредусмотренные", "административные поручения" и т. п. Если хотите, чтобы люди честно записывали время — создайте для этого условия.

• Призывайте лично заполнять свои отчеты. Некоторые любят просить об этом других, например секретаря. Если кому-то сложно вспомнить, что он делал три дня назад, то сделать это за него еще труднее.

• Собирайте эти отчеты еженедельно или хотя бы раз в две недели. Когда бы вы ни просили работников заполнять их, они все равно будут делать это в последний момент. Хотите ли вы в последний день месяца организовывать мучительные коллективные воспоминания?