Управление проектами для "чайников"

Работа	Ответственное лицо	Дата начала / Запланированная	Дата начала / Фактическая	Дата завершения / Запланированная	Дата завершения / Фактическая	Комментарии
2.1.1 Разработка анкет	Ф. Смит	Фев. 4	Фев. 15	Фев. 28	Фев. 28	.
2.2.2 Проведение пилотного опроса	Ф. Смит	Апр. 20	Апр. 21	Апр. 30	Апр. 25	Критический путь
2.2.1 Печать инструкций	Р. Харрис	Май 6	Май 6	Май 15	.	.

Рис. 10.4. Сравнительная таблица сроков выполнения работ

Работа	Ответственное лицо	Дата начала / Запланированная	Дата начала / Фактическая	Дата завершения / Запланированная	Дата завершения / Фактическая	Комментарии
2.1.1 Разработка анкет	Ф. Смит	Фев. 14	Фев. 15	Фев. 28	Фев. 28	.
2.2.2 Разработанная анкета утверждена	Ф. Смит	.	.	Фев. 28	Фев. 28	.
2.2.1 Проведение пилотного опроса	Ф. Смит	Апр. 20	Апр. 21	Апр. 30	Апр. 25	Критический путь

Рис. 10.5. Комбинированная сравнительная таблица сроков выполнения работ

Можно скомбинировать в одной таблице и то и другое, как показано на рис 10.5.

Теперь посмотрим, как это выглядит на диаграмме Гантта (см. рис. 10.6). Полосы закрашены пропорционально степени выполнения соответствующих им работ, а закрашенные треугольники обозначают свершившиеся события. Как видно из диаграммы, по состоянию на 30 июля этап разработки внешнего вида завершен, работы по технической разработке отстают, а по проведению испытаний опережают на один месяц.

Такое представление работ и событий весьма наглядно. С первого взгляда видно, что по задаче 2 все промежуточные события достигнуты. Таким образом можно представлять выполнение задачи любого уровня.

Сбор информации о выполнении графика

Разработайте единую форму учета и порядок сбора информации о выполнении работ. Я пользуюсь в основном комбинированной формой, как та, что представлена на рис. 10.5.

Рис. 10.6. Диаграмма Гантта

• Перед началом работ по выполнению определенной задачи я вручаю каждому исполнителю распечатку этой формы.

• Исполнители обязаны отмечать даты начала и окончания работ, а также могут написать комментарии в соответствующую колонку.

• Начиная с конца первого рабочего дня и до завершения поставленной задачи, исполнителям предписано присылать мне копии своих отчетов.

Это дает такие преимущества.

• И им и мне удобно работать с такой компактной формой.

• Своевременное поступление информации повышает вероятность успешного выполнения поставленной задачи.

• Установленная периодичность отчетности позволяет исполнителям работать спокойно, не ожидая внезапных проверок.

• Исполнителям легче соблюдать график, периодически сверяясь с ним.

Основная задача процесса контроля работ — их успешное выполнение, а не сбор информации.

Раздача таких форм отчетности перед началом работ служит также средством проверки того, как исполнители уяснили свои обязанности. Я прошу ознакомиться и высказаться, все ли соответствует их представлениям о предстоящих работах. Если выявляются несоответствия, тут же обсуждаем все вопросы.

При выборе периодичности наблюдений за выполнением работ учтите следующие факторы.

• Находятся ли работы на критическом пути? (Определение критического пути дано в главе 4.) От своевременности выполнения таких работ зависят сроки завершения всего проекта, поэтому они требуют особого внимания и частого контроля.

• Не находятся ли работы на пути, непосредственно примыкающем к критическому? Если они имеют незначительный резерв времени (см. главу 4), им тоже следует уделять повышенное внимание.

• Имеет ли данная задача значительные риски? Если вы опасаетесь неожиданных затруднений при выполнении задачи, то ее тоже нужно контролировать чаще.

• Не возникали ли затруднения, связанные с задачей, раньше? Если эта или подобные задачи уже вызывали проблемы, то здесь тоже требуется повышенный контроль.