Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю

• Планировщики. Для этого типа личности самое важное – это факты и цифры. Они употребляют такие фразы, как: «взгляните на факты», «объективно говоря», «логика подсказывает», «я представляют себе это, как» и «я думаю, мы должны». Они говорят медленно и размеренно, обдумывают свои слова и немедленно исправляют любые допущенные вами ошибки. Как и с начальниками, светский разговор с ними сводите к минимуму, точно сообщайте существенные факты и цифры. Если вы не знаете, что ответить, лучше честно признайтесь, чем говорить наугад. Скажите, что выясните то, что нужно, и перезвоните. Говорите четко, уверенно и без эмоций. Подтвердите основные моменты вашего обсуждения, передав по факсу резюме.

18. Универсальное правило человеческих взаимоотношений заключается в том, что, при равенстве прочих условий, нам больше всего нравятся те люди, кому, как нам кажется, больше всего нравимся мы. Создав впечатление искреннего положительного интереса к другому человеку, вы можете развить то чувство дружбы, на котором основывается лояльность собеседника. Почерпнутую в ходе разговора информацию заносите в записную книжку или прямо в компьютер (помните о Законе защиты информации).

Впервые связываясь по телефону с какой-нибудь компанией или человеком, занесите в представленную ниже Карточку абонента как можно больше деталей.

Размножьте эту форму и держите карточки под рукой в скоросшивателе или папке.

Или же вы можете скопировать заголовки на карточки с буквенным указателем. Когда у вас наберется некоторое их количество, рассортируйте их в алфавитном порядке. Каталог абонентов экономит ваше время тремя путями:

• обеспечивает немедленный доступ ко всей необходимой ключевой информации и таким образом избавляет от трат времени на ее поиски в нескольких скоросшивателях, папках и т. д.;

• позволяет вам говорить непосредственно с тем человеком, который способен ответить на ваши вопросы или предпринять необходимые действия;

• предотвращает отнимающие время ошибки неправильного набора номера или соединения.

Кроме того, в качестве дополнительного преимущества он помогает вам установить тесные взаимоотношения с основными поставщиками и покупателями.

Существенные детали включают название и адрес компании, номер телефона и дополнительный номер человека, с которым вы хотите связаться, его имя – правильное произношение, если имя необычное или сложное, – а также его положение в компании. Перед тем как позвонить, проверьте все детали, необходимые для эффективного ведения разговора.

Точно знать, с кем именно необходимо поговорить, – это самый быстрый способ пройти через внешнюю оборону помощников и секретарей, которую большинство руководителей используют для защиты своего времени и для уединения. Во время телефонного разговора держите нужную Карточку абонента под рукой и вносите в нее дополнительные сведения сразу же, как только положите телефонную трубку. Включайте почерпнутые в ходе разговора частные детали, например, имена и возраст детей, увлечения, интересы, симпатии и антипатии и т. д. Подобная личная информация, при разумном использовании, значительно увеличивает скорость установления тесных деловых взаимоотношений.

19. Наилучшим образом используйте автоответчики

Если ваш бизнес небольшой, или вы имеете дело с небольшими компаниями, то вполне вероятно, что вам приходится разговаривать с автоответчиком или самому прибегать к его услугам. Теоретически эти приспособления должны значительно экономить время, гарантируя запись всех важных телефонных сообщений. Однако на практике автоответчик может обернуться еще одним телефонным Вором Времени.

Существуют пять основных опасений, не позволяющих некоторым людям эффективно использовать автоответчики:

• Технофобия. Некоторые люди до абсурда боятся техники. Для них общение с электронным устройством располагается в ряду от неприятного до просто вселяющего ужас. Зачастую вы можете определить технофобов по оставленным на вашем автоответчике сообщениям: «Алло, о господи, не говорите мне, что я разговариваю с машиной… Эээ… Эээ… перезвоните мне!» Так как они редко оставляют имя или телефонный номер, то им никогда не перезванивают – отсюда пустые траты времени и увеличение неприязни к машинам.

Помогает: тщательная подготовка вашего сообщения. Если вы неожиданно соединились с автоответчиком – положите трубку, подумайте, что вы хотите сказать (ключевые моменты можете записать), а затем снова наберите номер.

Не забудьте сообщить свое имя и номер телефона, кратко сформулируйте цель своего звонка и укажите время и дату сообщения. Подготавливая исходящее сообщение (ИС) на своем собственном автоответчике, побеспокойтесь о том, чтобы оно было четким и достаточно исчерпывающим для того, чтобы вы получили всю необходимую информацию.