Подготовка проекта заключается в оценке и анализе потенциальных рисков, обнаруженных на этапе подготовки проекта, что подразумевает выполнение таких задач, как анализ возможных последствий, оценка основных рисков, стратегия обмена информацией и спонсорства, развитие знаний и профессиональных навыков персонала, процесс организационной оптимизации.
Эта задача нацелена на выяснение статуса проекта в зонах ответственности различных команд проекта, в том числе:
• Команды бизнес-процессов
• Команды управления изменениями
• Технической команды.
Такие совещания помогают собрать информацию, на основе которой возможно выяснение статуса проекта в целом. При обнаружении любых негативных тенденций (например, отклонений от графика) принимаются корректирующие меры в отношении той или иной команды, причем эффект от этих мер в дальнейшем регулярно отслеживается. Такая деятельность оказывает прямое положительное влияние на соблюдение графика и бюджета проекта и своевременность окончательного запуска системы SAP. Подобным образом необходимо обновлять и пересматривать также и план проекта.
Проведение совещаний управляющего комитета необходимо для получения последних сведений по статусу проекта, а также для принятия решений по вопросам, которые невозможно решить на уровне менеджмента проекта, в том числе:
• дополнительные ресурсы
• изменение графика проекта
• расширение рамок проекта.
Все решения управляющего комитета записываются, эффект от принятых решений периодически отслеживается и также фиксируется.
Подготовка к этапу Концептуального проектирования подразумевает создание команд по разработке и проектированию бизнес-процессов, а также определение необходимых конечным пользователям навыков, распределение ролей и областей ответственности. Все это — важнейшие факторы успеха на данном этапе проекта.
Управление организационными изменениями
Помимо задач, связанных с непосредственным решением различных задач в рамках проекта внедрения SAP, в методологии ASAP особое значение придается вопросу управления изменениями, связанными с проектом SAP. Как уже упоминалось в главе 13, внедрение SAP имеет существенный и далеко идущий эффект в организационных и кадровых аспектах деятельности компании, хотя по своей сути внедрение SAP не является мероприятием по реинжинирингу корпоративных бизнес-процессов.
Предметом управления организационными изменениями является совокупность изменений бизнес-процессов, облегчающих диагностику и управление вопросами, связанными с организационными изменениями. Конечной целью в таком случае становится оптимизация организационных процессов для поддержания на должном уровне движущей силы, требуемой по методологии ASAP. Для предотвращения возможных рисков в методологии ASAP предусмотрено множество процессов — таких, как анализ эффекта от изменений, оценка базовых рисков, стратегия спонсорства и обмена информацией, развитие навыков, передача знаний, а также процесс оптимизации организации.
С этого момента запускается процесс управления организационными изменениями, в рамках которого первоочередной задачей становится оценка возможных последствий внедрения систем SAP, а также оценка масштаба, значения и приоритетности предполагаемых изменений. Такая карта создается на основе следующих сведений:
• Подразделения и организационные единицы компании, которые будут затронуты внедрением SAP, и соответствующее планирование управления изменениями
• Мнения менеджеров об ожидаемых изменениях — как в рамках подотчетных им подразделений, так и за их пределами
• Своевременность, масштаб и значение тех или иных изменений.
На основе полученных данных команда по управлению изменениями составляет матрицу организационных бизнес-единиц в зависимости от степени ожидаемых изменений. Эффективная и всесторонняя стратегия управления изменениями может быть разработана на основе соотнесения наиболее важной информации в бизнес-картах. В дальнейшем это позволит команде по управлению изменениями разработать план управления изменениями, который полностью отвечал бы общему плану внедрения SAP, и в то же время учитывал бы мнения и интересы различных функциональных подразделений компании.
В рамках этой задачи необходимо выяснить, насколько организация компании облегчает или наоборот, затрудняет внедрение SAP. Полученная информация является важнейшим фактором управления изменениями. Оценка основных рисков проводится на трех уровнях:
• Руководство
• Команда
• Организация.
Вильям Л Саймон , Вильям Саймон , Наталья Владимировна Макеева , Нора Робертс , Юрий Викторович Щербатых
Зарубежная компьютерная, околокомпьютерная литература / ОС и Сети, интернет / Короткие любовные романы / Психология / Прочая справочная литература / Образование и наука / Книги по IT / Словари и Энциклопедии