Внимание самому важному. От стресса и хаоса к осмысленности и концентрации

Другие исследования показывают: 26 процентов сотрудников считают электронную почту первым в ряду отвлекающих факторов. Воспользуйтесь этими приемами, чтобы оградить себя от посягательств на время и ­внимание.

• Выделяйте на проверку почты не более 15 минут за один раз. Исследователи из Университета Британской Колумбии установили: ограничив работу с почтовым ящиком тремя подходами в день, можно снизить уровень стресса на 47 процентов, увеличив при этом целенаправленность внимания и эффективность труда. На чтение электронных писем выделяйте не более 15 минут за один раз. Установите таймер на смартфоне и постарайтесь написать как можно больше ответов. Полностью сосредоточившись на почте в отведенное для нее время, вы избавитесь от долгих мучительных раскопок во «Входящих» и перестанете отправлять письма с ответом лишь на половину вопросов.

• Не нужно изобретать велосипед. Создайте шаблоны и используйте их, чтобы быстро и исчерпывающе ответить на часто задаваемые вопросы и регулярные послания.

• Используйте специальные приложения и настройки. Разработчики предлагают нам множество полезных инструментов для сортировки электронной почты. Вы можете:

○ Отфильтровать ненужное. Некоторые приложения отпишут вас от нежелательных рассылок, занимающих лишнее место в ящике.

○ Заблокировать оповещения. Воспользуйтесь службой блокировки обновлений в социальных сетях и почтовых ящиках. Это нечто вроде виртуальной таблички «Не беспокоить!». Такой способ идеально подходит, если вам нужно полностью избавиться от раздражителей.

○ Воспользоваться автоматической подсказкой. Многие почтовые программы «запоминают» часто употребляемые фразы, слова и словосочетания и угадывают их по первым буквам.

○ Указать в настройках максимальный срок отмены при отправке сообщений. Если, уже нажав кнопку «Отправить», вы вдруг поняли, что забыли ответить на один из вопросов, или решили что-то изменить в своем письме, процесс можно прервать и вернуть послание в папку с черно­виками.

• На время отпуска или командировки создайте автоматическое оповещение о том, что вы недоступны. Если у вас есть помощник (живой или виртуальный), настройте пересылку писем на его адрес. Обязательно укажите имя и контакты помощника в сообщении о том, что вас сейчас нет на рабочем месте. Только представьте себе, сколько свободного времени появилось бы у вас, если бы помощник взял на себя хоть 25 процентов корреспонденции! Чтобы привлечь внимание коллег и клиентов, оповещения голосовой почты можно сделать яркими и оригинальными. Ниже я привела образцы своих сообщений.

Не забывайте: большинство электронных писем – это обращения и запросы от людей, которым ваше время и внимание необходимы для выполнения рабочих задач. Электронная почта – очень нужный и важный инструмент. При грамотном использовании она облегчает общение, но если пустить переписку на самотек, производительность труда сразу же пострадает. Не рассылайте ответы лишь на половину заданных вопросов, с ошибками и смайликами. Ваши письма должны быть корректными и понятными. Для начала примите решение в ближайшие 24 часа уделять каждому письму намеренное внимание.

Настройка автоматических сообщений

Сообщение голосовой почты можно сделать ярким, нетривиальным, даже забавным. Тогда оно уж точно не пройдет мимо внимания ваших адресатов. Уезжая на несколько дней, я всегда придумываю новое. Некоторые клиенты знают, что я в отъезде, но нарочно посылают мне письма, чтобы узнать, что они получат на этот раз. Ниже я собрала самые популярные тексты. А что можете придумать вы?

ТЕМА: Смотрю гонки в прекрасном городе Остине.

Дорогие друзья и коллеги,

знаете ли вы, что я обожаю «Формулу-1» и каждый год стараюсь посетить хотя бы один этап гонок? Сегодня я в Остине, поэтому почту читает Мария. Можете обратиться к ней с любым вопросом – а еще говорят, что незаменимых людей не бывает!

Обязательно свяжусь с вами по возвращении.

ТЕМА: Сегодня выступаю на Гавайях!

Добрый день! Приветствую всех! Аloha!