Внимание самому важному. От стресса и хаоса к осмысленности и концентрации

• Попросите прислать вам повестку дня, чтобы понять, имеет ли она отношение к вам. Если ее нет, что говорит о плохой подготовке, отклоните приглашение.

• Ознакомьтесь с повесткой дня и выясните, нужно ли вам отсидеть на встрече до конца или достаточно присутствовать во время обсуждения тех пунктов, которые непосредственно связаны с вашей работой.

• Обдумайте, поможет ли ваше присутствие достичь целей мероприятия.

Если вы решили, что от вашего участия ничего не зависит, не робейте и откажитесь идти.

Несколько приемов помогут вам навести порядок в своем рабочем расписании.

• Каждый день выделяйте 15 минут на планерку с самим собой. Сформулируйте три задачи, которые обязательно нужно выполнить к концу дня. Несколько лет назад я уговорила высшее руководство компании Comсast ежедневно посвящать 15 минут обсуждению неотложных задач. Результат превзошел ожидания: корпорация стала лидером на региональном рынке. Сосредоточенность всей команды на деле позволила бросить силы на достижение стратегически важных целей и заняться профессиональным развитием сотрудников, не распыляя внимание на второстепенные дела.

• Отведите время на утренний ритуал, который мы обсуждали в главе 3. Его обязательно нужно внести в свой распорядок дня, чтобы звонки и встречи не мешали подготовке.

• Распределите задания по дням недели. Регулярные задачи лучше сгруппировать, чтобы повысить результативность их выполнения и свести к минимуму отвлекающие факторы. Удастся ли соблюдать подобный график каждую неделю? Возможно, и нет, но при наличии четкой системы ваш помощник или другие сотрудники смогут планировать встречи на определенные дни. Однажды нам довелось работать с менеджером из финансовой сферы. Предстояло продумать для нее идеальный план рабочей недели. Вот что получилось в итоге (разумеется, ваш план включает ваши задачи):

○ Понедельник – офисный день: встречи с подчиненными, с непосредственным и высшим руководством.

○ Со вторника по четверг: корпоративные и отраслевые мероприятия, встречи с клиентами, подготовка презентаций, деловые поездки. Эти дни проходили не в офисе, причем один из них отводился для работы дома.

○ Пятница. Поскольку клиентка любила проводить выходные дома, все встречи в этот день назначались поблизости и заканчивались до пяти часов вечера. Если ничего не планировалось, она посвящала пятницу разработке стратегии на следующую неделю и административным делам.

• Внесите в планы «день тишины». Моя лучшая подруга Мэг руководит несколькими компаниями. Кроме того, она растит двух чудесных внучек, занимается волонтерской работой и всегда охотно общается с клиентами. Мэг обнаружила, что в дни, свободные от встреч и переговоров, ее производительность невероятно высока, поэтому начала планировать «дни тишины» – дни без единой встречи, посвященные стратегическим задачам и целям. Мне как экстраверту этот прием тоже очень помогает. Попробуйте раз в квартал устроить себе тихий день, чтобы сосредоточиться на самых важных делах.

• Отведите время на добрые дела. Один день в месяц я безвозмездно помогаю коллегам, которым требуется поддержка. Можете ли вы внести в свое расписание общественно полезную работу?

• Повседневное. Оставьте в распорядке дня место для планирования, просмотра почты, работы с социальными сетями, личных встреч и отдыха.

• Пользуйтесь визуальными подсказками. Цветовые подсказки существенно упростят вам жизнь. В моем календаре разными цветами отмечены лекции, поездки, консультации, личные встречи, работа с документами и время для стратегического планирования.

• Заложите в график время для досуга и развлечений. Не нарушайте обещаний, данных себе!

Какова ваша идеальная неделя?

Для повышения результативности и нейтрализации отвлекающих факторов распределите регулярные задачи по дням недели.

Понедельник _____________

Вторник _____________

Среда _____________

Четверг _____________

Пятница _____________

Итак, совещания и встречи крадут у нас больше всего времени. А что, по-вашему, на втором месте? Правильно, электронная почта!

Борьба с главным врагом внимания

По данным компании McKinsey, в среднем 28 процентов офисного времени тратится на просмотр электронной почты. Больше четверти каждого рабочего дня! Странно, что мы вообще успеваем сделать хоть что-то.