Антистресс по-скандинавски. Руководство для тех, кто постоянно хочет в отпуск

Первый этап начинается с момента, когда сотрудник сообщает о вынужденном больничном, и продолжается до тех пор, пока вы не составите четкий план по выходу на работу с определенной датой. Во время отсутствия сотрудника ваша задача состоит в том, чтобы:

1) установить первоначальный контакт с ним и поддерживать связь;

2) пообщаться с работником в неформальной обстановке, например за чашкой кофе;

3) в течение первых четырех недель провести встречу. Давайте подробно остановимся на каждой из этих задач.

Главное – с самого начала достигнуть взаимопонимания. Единого мнения насчет того, когда уместнее всего сделать первый шаг, нет. Наш ответ будет основан на опыте и исследованиях. Одно можно сказать точно: первым связаться должен руководитель. Непосредственный начальник хорошо знает сотрудника и его состояние, можете внести необходимые изменения в рабочий процесс. В некоторых компаниях контакт устанавливает отдел кадров. Даже если в вашей организации так не принято, иногда разумнее связаться через отдел кадров или коллегу, близко знакомого с заболевшим сотрудником. Это особенно актуально, если до больничного вы не ладили.

Первоначальный контакт

Как определить момент времени, подходящий для первого контакта с сотрудником? К сожалению, универсального срока не существует. По нашему опыту, большинство руководителей и сотрудников считают целесообразным и уместным срок в 4–7 дней после ухода работника на больничный. Если у вас в компании есть соответствующий регламент, следует придерживаться его. Подход сильно варьируется от одной компании к другой. Одни организации имеют четкие инструкции (например, непосредственный руководитель связывается с заболевшим сотрудником на следующий день после начала больничного, затем на пятый день и через две недели). В других такие нормы не прописаны, и каждый начальник поступает по собственному усмотрению, а иногда и вовсе бездействует.

Если у вас в организации таких формальных требований нет, помните, что у сотрудника могут быть самые разные мысли и опасения. Если вы не выходите на связь, он может подумать, что о нем забыли, и даже решить, что вы рады его отсутствию. И наоборот, он может принять молчание за признак того, что вам не все равно и вы осознанно оставили его в покое. Аналогично, если в компании нет конкретных инструкций, сотрудник может трактовать ваше желание общаться по-своему. Может решить, что вы не верите диагнозу и идете на контакт, чтобы убедиться в «реальности» болезни. Или же он поймет, что вы общаетесь с ним, потому что неравнодушны к проблеме. Другими словами, одно и то же действие можно интерпретировать по-разному.

Если инструкции все же есть, сотрудник, скорее всего, будет готов и меньше будет на этом зацикливаться. В любом случае дайте ему понять, что вам не все равно и вы готовы помочь.

Прежде чем связаться с сотрудником, необходимо:

• узнать, есть ли в вашей организации соответствующая практика;

• разработать индивидуальный подход к сотруднику, основанный на политике компании, и обсудить ситуацию с сотрудником отдела кадров;

• убедиться, что с начала больничного до момента контакта прошло не более шести дней.

Если вы работаете в крупной компании, у которой нет конкретных инструкций на этот счет, мы рекомендуем их разработать. Также полезно обсудить это с другими руководителями и, возможно, вместе наметить общие для всех принципы.

Важно, чтобы политика обладала гибкостью – в конечном счете решение в каждой конкретной ситуации зависит от начальника и его осведомленности.

Каким должен быть первоначальный контакт: лучше позвонить, отправить смс-сообщение или электронное письмо? Врачи и психологи обычно рекомендуют сотруднику не проверять почту. Это может благоприятно сказаться на нем, но на практике означает, что ваше письмо он не увидит. Лучший вариант – телефонный звонок. Он даст вам наилучшее представление о реальном состоянии подчиненного и станет важным шагом к установлению диалога.

Некоторые руководители боятся реакции сотрудника на телефонный звонок: а вдруг он расплачется, разозлится или вовсе будет не в состоянии говорить? Что мне сказать в таком случае? Этот страх вполне естественен и понятен: вы оба находитесь на незнакомой территории. Такая ситуация даст вам возможность проявить себя с другой стороны, ведь сотрудник видел вас только в процессе работы. Не рекомендуется звонить раньше 10 часов утра, поскольку во время стресса у людей часто возникают проблемы со сном. В утренние часы им необходимы тишина и покой.

Длительность первого телефонного разговора может составить 10–15 минут. Вот о чем обязательно нужно поговорить:

1. Спросите о самочувствии.

2. Дайте сотруднику понять, что вы его поддерживаете, понимаете ситуацию и хотите, чтобы он поскорее (но не раньше, чем нужно) вернулся к работе.

3. Узнайте, как ему можно помочь уже сейчас.