Бизнес-процессы. Как их описать, отладить и внедрить. Практикум

Действуйте постепенно – путь займет несколько лет. Не нужно насиловать себя, организацию и команду.

Будьте мягкими по форме, но настойчивыми по сути. Если встречаете сопротивление, не нужно тупо давить. Доверительно общайтесь с людьми. Часто противники превращаются в активных сторонников.

При правильном подходе развитие бизнеса – это большое удовольствие.

В молодой компании навести порядок легче. Заложите основы на старте. Когда компании исполнится 2–3 года, наводить порядок – самое время.

13. Следуйте естественным законам (не плюйте против ветра)

Естественные системы созданы природой, живут и развиваются сами по себе.

Искусственные созданы человеком, существуют благодаря его усилиям. В искусственной системе много напряжений и противоречий, на их подавление уходит много сил.

Задача руководителя – строить жизнеспособную и эффективную систему. В идеале – максимально близкую к естественной. Чем ближе она к законам природы, тем лучше работает и дольше живет, приносит всем радость.

Это суть нашей консалтинговой работы с бизнесами, их владельцами и руководителями.

* * *

Изменениями надо грамотно управлять.

Выделите отдельный проект с высоким приоритетом. Пусть его курирует один из собственников.

Правильно назовите проект, рекомендую «Наведение порядка в бизнесе» – одних процессов недостаточно.

Структура проекта. Заказчик развития бизнеса (его владелец); Руководитель проекта изменений – главный архитектор компании; Штаб проекта (3–4 человека); Рабочие группы по направлениям – основной механизм изменений (группа до 5 человек: добровольное участие, постоянный состав, регулярные встречи); Руководитель группы – архитектор (координирует работу команды); Консультанты – мы помогаем методически и душевно.

Штаб управляет проектом изменений. Рабочие группы решают задачи, показывают Штабу результаты. Происходит обсуждение (лучше лично). Штаб утверждает или отправляет на доработку. Ключевые решения нужно утвердить у Заказчика. Соблюдайте баланс между сырыми решениями и поиском идеала.

Очень важно видеть реальные успехи.

Как разумно и эффективно организовать проект:

1. Предварительное знакомство собственников и топов с методикой и с нами.

2. При желании – живое знакомство.

3. Участие ключевых людей в Основном бизнес-лагере.

4. Если собственников несколько – предварительная сессия с ними.

5. Стартовая сессия проекта с основной управленческой командой компании.

6. Самостоятельная работа Штаба и рабочих групп. Удаленные консультации с нами.

7. Поддерживающая сессия с командой через 2–3 месяца. Работа над ошибками, новые методики, психологическая поддержка.

8. Повторение пунктов 6 и 7 до устойчивых результатов.

9. Антикризисные сессии (при необходимости).

Поменяться в первую очередь предстоит именно вам. Мы работаем индивидуально с собственниками и топами.

* * *

Одновременно запускайте немного групп: обычно 2–3. Энтузиасты могут создавать дополнительные добровольческие группы.

Группе лучше собираться дважды в неделю, минимум – раз в неделю. Но и чаще не стоит, чтобы не перегореть.

Рекомендуем группам работать по 1–2 часа. Лучше частично в рабочее, частично в личное время.

Группе нужно отдельное пространство для встреч, где никто не отвлекает.

Создайте неформальную и при этом конструктивную атмосферу, помогает «чай с плюшками».

Нужен флипчарт, бумага для него, маркеры, бумажный скотч.

Гаджеты и телефонные звонки – большое зло на встречах групп и совещаниях.

Желательно располагаться полукругом возле флипчарта. Это позволяет глубоко и продуктивно общаться. Идеи сразу заносите на бумагу.

Включите удаленных руководителей – по видеосвязи. Но и личные встречи иногда нужны.

Управляйте документацией. Создайте легкую и удобную систему, не бюрократического монстра. Организуйте удобное хранилище. Удобно пользоваться группами в мессенджерах или соцсетях, по мейлу. Храните результаты обсуждений, все версии всех документов – одна актуальная. Используйте простейшие офисные программы. Определите ответственного за документацию по архитектуре бизнеса.