Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Моя жена, работающая заместителем главного бухгалтера, как-то попросила меня: «Помоги написать письмо контрагенту. Мы им переплатили, и теперь они должны вернуть нам часть денег. Счет-фактура на одну сумму, а платежное поручение – на двести рублей больше. Как составить письмо?» Я отвечаю: «Да так и составляй. Верните нам, пожалуйста, двести рублей переплаты по такому-то договору. Счет-фактура такая-то, платежное поручение такое-то». Как она потом рассказывала, весь ее офис был потрясен: «Как это так? Никогда так быстро деньги не возвращали, а тут раз – и на следующий же день прислали!»

На самом деле ничего удивительного. Человек сразу понял, чего от него хотят, и вернул. Есть даже такая народная мудрость: «Меньше слов – дешевле телеграмма». Не надо усложнять, надо упрощать.

Некоторые говорят: «Это же деловое письмо, нужны витиеватые фразы, иначе несолидно». Затем садятся за стол и полдня вымучивают «красивый» текст: «Уважаемый господин N! Во исполнение договоренностей между нашими компаниями, достигнутых в результате телефонных переговоров наших генеральных директоров…» Лишнее это все, никому не нужное.

Иногда доходит до смешного. Для выполнения одного из проектов мы приехали в командировку втроем. Нас поселили в заводском профилактории и там же кормили обедами. Но однажды сказали: «Сегодня нам отключают горячую воду, поэтому накормить вас мы не сможем. Поищите где можно пообедать в городе, в каком-нибудь ресторане». Я своей помощнице говорю: «Оля, сейчас приедем на работу, ты, пожалуйста, реши этот вопрос». Она отвечает: «Хорошо». Надо отдать ей должное, она не забыла, сразу по приезде на завод позвонила в ресторан. Но что она при этом спросила! Она задала вопрос: «Здравствуйте, есть ли у вас горячая вода?» Представьте, что должен был подумать администратор ресторана! Помыться к ним кто-то хочет прийти, что ли? Какой вопрос нужно было задать? Правильно: «Покормите?» И получить ответ: «Да, покормим». И все.

Надо постоянно учить сотрудников говорить коротко и по существу. Если каждый раз главный бухгалтер будет обращать на это внимание подчиненных, то постепенно этот навык отработается у всех.

Конечно, никогда не стоит впадать в крайности. Одна женщина, главный бухгалтер, рассказала, как ей на работу позвонила мама и начала что-то долго рассказывать. Главный бухгалтер, загруженная работой, по инерции сказала: «Так, мама, короче, что нужно-то?» – «Доченька, я ж просто по тебе соскучилась, поговорить хочу». – «Ой, мама, прости, да-да, конечно, давай поговорим».

Нельзя бесконечно «строить» своих сотрудников. Иногда главный бухгалтер может и по душам с кем-нибудь поговорить. Но этот процесс все равно должен быть управляемым и иметь определенный смысл. Сейчас же зачастую неэффективное общение носит абсолютно неуправляемый характер, что негативно сказывается на результатах работы бухгалтерии.

Навык № 4. Расставлять приоритеты

Главный бухгалтер может в течение дня дать сотруднику столько распоряжений, что выполнить их за один день невозможно. Надо уметь расставлять приоритеты – что важнее, а что подождет. Бухгалтер должен задуматься и составить план своих действий. Если возникают сомнения – можно уточнить у руководителя.

Навык № 5. В нужную минуту обращаться к руководителю

Это тоже очень серьезный навык. Иногда бухгалтеры начинают напоминать зомби, которые идут, вообще отключив голову, а когда упираются в стену, ударяются об нее, но опять идут и опять ударяются.

Главный бухгалтер, проходя мимо одного из подчиненных, замечает, что тот находится в растерянности, не знает, что делать. А на вопрос «Какие у тебя трудности?» отвечает: «Да вот никак не могу отправить платежку по “Банку-Клиенту”, потому что не понимаю, как правильно указывать код бюджетной классификации». – «Так чего же ты сидишь-то и три часа медитируешь? Оттого, что ты будешь высиживать, знаний не прибавится. Подойди и спроси, если забыла».

Надо приучать своих сотрудников в случае сомнений сразу обращаться к руководителю. Если не согласны с инструкцией – тоже задавайте вопрос. Если уточнение правильное – изменим инструкцию, все в наших руках. Но ни в коем случае не тратьте впустую драгоценное рабочее время.

10.2. Поиск новых сотрудников: решение проблемы кадрового голода

На одном из семинаров я попросил поднять руки тех, кто ощущает в своих подразделениях кадровый голод. И только одна участница (из Саратова) из почти 30 человек не подняла руку. Я, конечно же, попросил объяснить, как ей удалось избежать этой проблемы. И она рассказала свою историю.

Известная на региональном рынке компания быстро росла, и в течение нескольких месяцев к имеющимся пяти бухгалтерам главный бухгалтер добавила еще шесть человек, среди которых были как старшие, так и младшие бухгалтеры.