Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Они не умеют использовать групповые обработки документов, если нужно сделать массовые исправления, например заполнить во всех документах, отфильтрованных по определенному контрагенту, справочник «Договор». Вместо этого бухгалтеры открывают каждый документ и вынуждены постоянно выбирать договор из справочника. Для справки: групповая обработка 100 документов занимает от 20 секунд до двух минут, а ручная обработка – как минимум час! Впечатляющая разница? Не в этом ли основная причина авралов и задержек после работы?

Одно из моих последних наблюдений – неумение работать с выгрузкой базы из 1С. Главный бухгалтер всегда выгружал ее на свою флешку в виде заархивированного файла. Флешка вставлялась в компьютер, запускалась процедура выгрузки и архивации, и так как путь к флешке уже был прописан, все остальное 1С делала сама. Однажды главный бухгалтер заболела. И случилось это, как обычно, в самый неподходящий момент, как раз перед сдачей отчетности. Необходимо было выгрузить базу на флешку и отвезти ее главбуху домой, чтобы дома она смогла сделать окончательные приготовления к распечатке итогового отчета. Бухгалтер, как обычно, вставила флешку в компьютер главбуха, но это была другая флешка, и компьютер отказался ее воспринимать. Такое иногда бывает – некоторые компьютеры не воспринимают определенные флешки. Иногда драйверов не хватает, а иногда – просто мистика. В результате база отказалась архивироваться, а бухгалтер впала в панику, не зная, что делать.

Пока она найдет программиста и объяснит ему, чего хочет, пройдет немало времени. Когда программист, наконец, поймет, в чем дело, он просто изменит путь к папке, куда должен выгружаться файл. Вместо флешки он укажет папку на общедоступном сервере, куда файл благополучно выгрузится. Затем он найдет компьютер, который «увидит» эту флешку, и скопирует на нее файл с сервера. Вот и все. Операция заняла у него (с учетом выгрузки базы) максимум 10 минут. А бухгалтер промучилась над решением этой задачи несколько часов! Это был уже поздний вечер, и если бы компьютерщик уже ушел домой, она бы так ничего и не сделала. Хорошо, что программисты любят поиграть по вечерам в компьютерные игры.

Все эти проблемы и связанные с ними авралы происходят от элементарного незнания возможностей программного обеспечения. Самое печальное, что низкий уровень владения возможностями программ оборачивается не только впустую потерянным временем, но и постоянными ошибками, которые иногда приводят к серьезным последствиям. А про нервы, которые не восстанавливаются, я даже и не говорю.

Поэтому главному бухгалтеру надо не только обеспечивать непрерывное совершенствование настроек бухгалтерской программы, но и следить за постоянным развитием компьютерных навыков у своих сотрудников.

Знание № 3. Юридическая грамотность

Не секрет, что бухгалтерия является носителем конфиденциальной экономической информации о компании, утечка которой может иметь очень и очень неприятные последствия. Поэтому каждый бухгалтер должен четко знать свои права и обязанности при взаимоотношениях с различными внешними контролирующими органами.

При проведении проверок налоговой инспекцией, ОБЭП или любым другим ведомством бухгалтер не обязан предоставлять никаких сведений или цифр. Любая информация подготавливается только по запросу со стороны руководителя, то есть главного бухгалтера, и ему же передается. Только так и никак иначе.

За отказ в предоставлении информации к рядовому бухгалтеру не могут быть применены ни административные, ни уголовные меры ответственности, так как при проведении проверок бухгалтер не считается субъектом правовых отношений. Официальными представителями компании являются только генеральный директор и главный бухгалтер.

Эти знания позволят также избежать случайной утечки секретной информации недобросовестным конкурентам. Бывали случаи, когда конкуренты звонили в бухгалтерию и, представляясь представителями налоговой инспекции, получали все необходимые сведения. У каждого бухгалтера должен отсутствовать страх перед налоговой инспекцией (чего ее бояться-то?) и присутствовать понимание, что никаких сведений по телефону (например, о величине выручки за второй квартал 2013 года) они давать не обязаны.

Вместо этого следует вежливо попросить направить официальный письменный запрос по такому-то адресу.

Теперь поговорим об основных бухгалтерских навыках.

Навык № 1. Читать Налоговый кодекс

Сейчас я покажу вам выдержки из Торгового устава 1885 года. Это прародитель современного законодательства в сфере учета и налогообложения. Если сравнивать с ныне действующим Налоговым кодексом, то разница огромная.

Во-первых, нет никаких пунктов, подпунктов, абзацев, подзаголовков, разделов, подразделов. Только одни статьи.