Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Другой похожий пример. На одном из семинаров главный бухгалтер рассказала, что у нее расчетами с поставщиками занимается замечательная сотрудница. Но случайно выяснилось, что она из месяца в месяц принимала к зачету неправильно оформленные счета-фактуры. И полбеды, если бы она не знала, что этого делать нельзя. Нет, ей все было известно, но «из лучших побуждений» она таким образом снижала НДС.

Это настоящий криминал. Бухгалтер должна была посоветоваться с руководителем, но вместо этого просто превысила границы своей компетенции. Как человек она, может быть, замечательная, но как сотрудник – хуже не придумаешь.

Знание № 1. Экономика своего участка

С развитием автоматизации бухгалтерской работы все острее становится проблема профессиональной пригодности начинающих бухгалтеров. Программы обучения все чаще ориентированы на то, как «нажимать на кнопки». А какой экономический смысл стоит за той или иной проводкой, мало кто понимает.

Главный бухгалтер должен объяснять молодым специалистам: если они не хотят всю жизнь проработать как операторы, а хотят профессионально вырасти, то у них просто нет другого выхода, кроме как читать положения по бухгалтерскому учету, Налоговый кодекс и задавать вопросы. Они должны четко представлять себе экономику не только своего, но и соседних участков, а впоследствии – и всей компании в целом.

Для главного бухгалтера польза от такого обучения очевидна: оно позволит минимизировать количество бестолковых ошибок, связанных с профессиональной неграмотностью и недальновидностью младших бухгалтеров.

Знание № 2. Программное обеспечение

Несмотря на то что со всех сторон слышно: «сейчас без компьютера – никуда», сотрудники по-прежнему очень плохо знают возможности как стандартного пакета офисных программ (Excel, Word, «Проводник»), так и специализированного программного обеспечения (1С, «Банк-Клиент»).

Приведу в качестве примеров несколько личных наблюдений.

Сидит бухгалтер, перед ним огромный монитор, в его левом верхнем углу две кнопки: «Провести документ» и «Удалить документ». Они очень маленькие и расположены рядом. Человек вводит накладную, затем жмет на кнопку «Провести документ» и промахивается, вернее, попадает неизвестно куда. То есть непонятно, то ли он ее провел, то ли удалил. Накладная из 100 наименований просто пропадает с экрана, и появляется шаблон для ввода следующего документа. Чтобы понять, что произошло с предыдущей накладной, нужно зайти в реестр и проверить. Если выясняется, что накладная случайно удалилась, бухгалтер что-то еле слышно говорит сквозь зубы и начинает вбивать 100 наименований по второму разу.

И все оттого, что человек просто не знает: настройки информационной системы – не откровение свыше. Можно написать техническое задание программистам, чтобы они кнопки увеличили или вообще разместили их в разных частях экрана. А еще лучше, чтобы при нажатии на кнопку «Удалить» возникало окно с запросом подтверждения операции: «Удалить документ?» И два варианта ответа: да и нет. А совсем хорошо, когда при ответе «да» всплывает другое окно: «Вы на самом деле уверены, что хотите удалить этот документ?»

Это не праздная вещь, это двойная степень защиты. Мы заинтересованы в том, чтобы брать на работу оптимистов, а они иногда автоматически нажимают кнопку «да». Поэтому нужно переспросить такого пользователя: «Ты уверен?» – «А, нет-нет-нет, конечно, нет!»

Или, например, при проведении каждого документа всплывает сообщение с рисунком в виде красного круга с двумя перекрещенными линиями внутри и текстом: «Операция проведена успешно». При этом сообщение сопровождается неприятным звуком «пи-и-ип!».

А теперь представьте человека, который вводит в день по 50–100 таких документов. Документы проводятся успешно, но перечеркнутый красный круг и резкий звук приводят к тому, что бухгалтер под конец дня начинает нервно дергаться. А ведь достаточно попросить программиста изменить картинку и сигнал. Почему он не сделал этого сразу? Да просто потому, что ему все равно. На сообщении должна быть картинка – он взял и вставил первую попавшуюся из библиотеки картинок. Должен быть звуковой сигнал – взял первый попавшийся из библиотеки звуковых сигналов.

Сотрудники не знают, как красиво отформатировать таблицу, чтобы она поместилась на одну страницу. Они не ведают, что в параметрах печати есть кнопка «Разобрать по копиям», и посылают пять экземпляров на 20 листах каждый, а потом раскладывают копии по страницам вручную.

Бухгалтеры не умеют выгружать данные из 1С в Excel, чтобы затем в течение двух минут при помощи очень простого и полезного инструмента «Сводные таблицы» сформировать из выгруженных данных красивый отчет.