Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Нельзя построить эффективную работу в бухгалтерии, если главный бухгалтер не может со спокойным сердцем уехать, например, на двухдневный семинар. И не может при этом быть уверенным, что если что-то случится, если что-то пойдет не так, то ей обязательно позвонят. Помните, я рассказывал, как Наташа не отправила платежку, так как не нашла ключей доступа в «Банк-Клиент»? А Маша не позвонила Ивану Ивановичу, так как номер телефона, который ей оставили, оказался ошибочным. И при этом обе сидят и молчат, пока главный бухгалтер не спросит: «Заплатила? Позвонила?» Ну разве это нормально?

Вместо того чтобы двигаться вперед, главный бухгалтер постоянно оглядывается назад – все ли сделано, никто ничего не забыл? Руководитель вынужден держать в памяти, какие кому давал поручения, хотя помнить об этом должны сотрудники. А они говорят: «Вы нас не предупредили, вы нам не объяснили».

У каждого из них должно быть закреплено в сознании: поручение дается один раз и выполняется без напоминаний. Если что-то непонятно – уточнять нужно сразу. Если что-то потом начинает мешать выполнению поручений в срок, следует незамедлительно сообщить об этом руководителю и проконсультироваться, что делать. Бездействие, когда оно обнаружится, должно караться самым суровым образом.

Только так можно развиваться. Иначе бухгалтерия превратится в болото, которое будет затягивать главного бухгалтера все больше и больше.

Помимо бездействия есть еще одна разновидность самодеятельности – чрезмерная активность, желание сделать «как лучше».

Я часто езжу в командировки, и поэтому постоянно приходится оставлять своих сотрудников наедине с самими собой. Мне просто необходима уверенность, что в мое отсутствие все идет как надо, в соответствии с моими распоряжениями.

Перед отъездом в очередную командировку я говорю одному из своих сотрудников: «До шести вечера подготовь такую-то информацию и пришли мне, пожалуйста, в файле по электронной почте». Что здесь сложного? Сотрудник знает, как подготовить эту информацию. Электронная почта работает, а до конца работы еще целый день. Таким образом, нужно очень постараться, чтобы не выполнить это поручение. Но в 18:00 письма нет.

Звоню, спрашиваю: «Евгений Михайлович, в чем дело? Где письмо?» А он, вместо того чтобы почувствовать себя виноватым, с гордостью в голосе сообщает: «Павел, представляешь, сломался принтер! Я его целый день чинил и починил-таки! Да, к сожалению, не успел тебе письмо отправить, извини. Но зато принтер починил! А то никто не мог ничего распечатать и работа в офисе была парализована!» Представляете мою реакцию? «Какой принтер? Я тебя что просил сделать?» – «Ну, письмо отправить, но принтер-то важнее!» – «Кто тебе это сказал?!»

Это и есть образец явного превышения границ своей компетенции. Налицо не инициатива, а элементарная самодеятельность.

И здесь есть очень тонкая грань. Я не призываю сотрудников к механическому, бездумному следованию распоряжениям. Может случиться пожар, землетрясение, все что угодно. И вот уже занавески загораются, потолок рушится, а сотрудник сидит и вместо того чтобы эвакуироваться, продолжает маниакально отправлять мне письмо, так как именно это ему было поручено.

Должна быть здоровая инициатива. В случае с принтером человек должен подумать: «Возможно, принтер важнее» и засомневаться. Но не заниматься самодеятельностью и не кидаться сразу его чинить, так как это помешает ему выполнить оставленное поручение, а позвонить и спросить: «Павел, тут у нас принтер сломался, никто не может ничего распечатывать. Что делать: все-таки письмом заняться или сначала принтер починить?» Чувствуете разницу?

Может быть, окажется, что починка принтера важнее. Но принимать такое решение – компетенция руководителя, а не сотрудника. И это не связано с поговоркой «я начальник – ты дурак». Просто руководитель, с одной стороны, владеет бóльшим объемом информации для принятия решения, а с другой – несет ответственность не за отдельный участок, как сотрудник, а за результаты деятельности всего подразделения.

Какие убытки понесет компания, если сломается принтер? Даже если допустить, что никто из сотрудников из-за этого не сможет целый день работать (что очень сомнительно), то эти убытки будут равняться их дневной зарплате.

Допустим, дневная зарплата всех сотрудников офиса – 20 000 рублей. В то же время отсутствие письма поставило под угрозу заключение контракта на сумму более 1 миллиона рублей. Что важнее? Но я не должен перед отъездом продумывать все ситуации, которые могут произойти в офисе, так как это невозможно – может случиться все что угодно. Поэтому я не могу сказать заранее, что будет важнее письма, а что – нет. Есть сотовый телефон, и руководитель всегда на связи. Случилось что-то – позвони, посоветуйся.