Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Ошибки будут всегда, главное, чтобы их процент был допустимым. Однажды директор мебельной фабрики сказал на производственном совещании: «Ну вот, совсем другое дело! По итогам марта у нас всего 30 рекламаций!» Учитывая, что в месяц эта фабрика выпускает свыше 1000 комплектов мягкой мебели, это действительно хороший показатель. Если бы руководитель производства принялся сам сколачивать мебель, то как высококлассный профессионал наверняка изготовил бы продукцию высшего качества. Но сколько изделий он успел бы сколотить в одиночку?

Задача главного бухгалтера – обеспечить допустимый уровень качества бухгалтерского продукта, максимально используя потенциал имеющихся в его распоряжении сотрудников.

А чтобы сотрудники чувствовали персональную ответственность за свои действия, нужно очень четко распределить между ними участки работы. Так, если за расчеты с поставщиками отвечают два бухгалтера, то всех поставщиков требуется разбить на две группы. Например, первому бухгалтеру отдать поставщиков материалов, а второму – поставщиков услуг.

Другой важный фактор – создание механизмов обратной связи. Необходимо регулярно и четко объяснять каждому бухгалтеру, что в случае возникновения каких-нибудь затруднений в работе или сомнений в правильности своих действий следует немедленно обратиться к руководителю. Сотрудники должны понимать: лучше лишний раз переспросить, чем допустить ошибку, которая в итоге может привести к серьезным неприятностям.

9.4. Как сократить количество ошибок и при этом тратить меньше времени на контроль

Как известно, самая лучшая система – та, которая работает сама. Чем меньше зависимость результатов процесса от человеческого фактора, тем лучше. Задача главного бухгалтера – постоянно эту зависимость снижать, тогда качество результата будет выше, а времени на текущий контроль будет тратиться меньше.

Например, во многих компаниях до сих пор четко не регламентирована процедура закрытия отчетного или налогового периода. Это неправильно, так как каждый раз существенно увеличивается риск возникновения критических ошибок и, соответственно, требуется пристальное внимание главного бухгалтера.

В главе, посвященной правильной автоматизации, я упоминал, что процедура заполнения налоговых регистров и деклараций обязательно должна быть автоматизирована. Это минимизирует риск возникновения случайных ошибок на многочисленных этапах группировки первичных данных и позволяет существенно облегчить функцию контроля.

Другой пример – перебивка платежных поручений вручную из бухгалтерской программы в «Банк-Клиент» и обратно. Это не только бесполезная трата времени бухгалтера (если автоматизировать данную процедуру обмена информацией, расходы на программистов за счет этого очень быстро окупятся), но и потенциальное место возникновения ошибок.

Полезно также закрыть возможность проводить расходную накладную при отсутствии достаточного сальдо на счетах учета материальных ценностей, чтобы исключить возникновение «красноты» на остатках.

Другое важное направление доработки бухгалтерской программы с целью повысить контролируемость процессов – настройка каждому бухгалтеру удобных и информативных отчетов для промежуточного самоконтроля результатов своей работы. Например, бухгалтеру, ответственному за книгу покупок, настраивается аналитический отчет по остаткам на счете 19 (который служит для того, чтобы проверить, действительно ли все, что должно было закрыться на счет 68, закрылось корректно).

Программисты (по вашему заказу) должны везде, где можно, переложить функцию контроля на бухгалтерскую программу. Тогда в бухгалтерии будет гораздо больше порядка при существенном снижении трудоемкости. И особенно важно то, что это повысит уровень спокойствия главного бухгалтера: ведь все основные участки всегда будут под контролем.

9.5. Как организовать непрерывный процесс обучения и наставничества

В самом начале книги я рассказывал, что некоторые главные бухгалтеры приходят на семинар по выстраиванию эффективной работы бухгалтерии просто для того, чтобы услышать что-нибудь новенькое. А серьезных проблем у них нет. Именно такая участница была на семинаре в Самаре. Я спросил ее: «Неужели у вас в бухгалтерии действительно все хорошо?» Она ответила: «В принципе, да». Я уточнил: «Многие ваши коллеги пишут о текучке кадров как об основной проблеме: только научишь человека, и он уходит. Неужели у вас этого нет?» – «Как нет? Есть. Как и у всех». – «А почему вы от этого не страдаете?» – «А чего страдать-то? У меня все хорошо». И рассказала про свою бухгалтерию подробнее.