Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Бывает и наоборот: вы помните, что приобреталась крупная партия оборудования, а цифра не изменилась. Вы снова спрашиваете почему. То есть отлавливаете только явные, бросающиеся в глаза несоответствия. Просите расшифровать не все цифры, а только те, которые кажутся вам сомнительными. И когда в целом все выглядит нормально – подписываете, так как доскональную точность каждой цифры гарантирует бухгалтер, ответственный за тот или иной участок.

Если подчиненных в бухгалтерии больше 10, контролировать каждого из них, даже системно, становится затруднительно. В этом случае функция контроля должна быть частично делегирована заместителям или старшим бухгалтерам (рис. 9.1).

Рис. 9.1. Система внутреннего контроля в бухгалтерии

После передачи нескольких бухгалтеров в подчинение заместителю контролировать их текущую работу вы уже не должны. Действовать через голову коллеги недопустимо, иначе вы не только потратите лишнее время, но и поставите своего заместителя в неловкое положение, дискредитируя его как руководителя.

В более крупных компаниях, где у каждого заместителя в подчинении более 10 бухгалтеров, также требуется делегирование функции контроля еще на один уровень ниже – заместителям заместителей.

Чем крупнее компания, тем больше должно быть промежуточных уровней контроля между главным бухгалтером и непосредственными исполнителями. А чем больше таких уровней, тем системнее должен быть подход главного бухгалтера. Главбуху компании с миллиардными оборотами бессмысленно выискивать ошибки на сотни тысяч рублей. Эта функция его заместителей.

Главный бухгалтер должен сосредоточиться прежде всего на участках, обороты на которых в стоимостном выражении составляют основную долю в структуре доходов или расходов компании. Ведь и налоговая инспекция, проводя проверку, в первую очередь обращает внимание именно на такие участки.

Контролировать своих непосредственных подчиненных тоже нужно правильно. Проверяйте не каждый шаг, а только определенные важные этапы. Не повторяйте свое распоряжение по нескольку раз, а приучите сотрудников самостоятельно задавать вопросы, если они сталкиваются с какими-то проблемами. Помните, что такое идеальная ситуация? Это когда вы в отъезде, ваш сотовый телефон молчит, но вы уверены – все идет по плану.

Контролируя каждый шаг, вы обижаете именно адекватных сотрудников. «Что ты мне все разжевываешь? За дурака меня держишь?» – думают они. А нерадивых подчиненных, наоборот, поощряете. Они просто расслабляются, рассуждая так: «Если задача действительно важная – перезвонит, напомнит».

9.3. С чего начать построение системы контроля

Контролировать нам приходится людей, поэтому система контроля должна начинаться с момента приема нового бухгалтера на работу. От его личностных качеств будет зависеть, сколько времени придется тратить на контроль его работы.

Одно дело взять человека инициативного, неравнодушного, который, например, не пожалеет времени, чтобы досконально разобраться в новой, нестандартной хозяйственной операции. Такой сотрудник, если нужно, не поленится открыть договор и проверить соответствие первичного документа и условий договора.

И совсем другое дело, когда бухгалтер чем-то занимается и вроде бы все в порядке. А если присмотреться внимательнее – оказывается: мало того что в проводках ошибка на ошибке, так еще и первичные документы в ужасном состоянии. При этом в ответ на недоуменные вопросы руководителя раздается нечто невразумительное.

Очень важно именно во время испытательного срока проверить, можно ли положиться на нового сотрудника или за ним нужен будет постоянный и тщательный контроль.

А как это проверить? Когда родители приглашают в дом няню для ребенка, но не уверены в ней, они обычно используют скрытую камеру наблюдения. Достаточно просмотреть записи за день, два или чуть больше – и становится ясно, надежный ли это помощник. Другой пример. Можно ли водителю доверить крупную сумму денег? Пока не проверишь – не узнаешь. Надо поручить ему отвезти деньги и послать за ним наружное наблюдение. Доставил до места – молодец. Но можно ли доверять? По одному случаю судить трудно. Даем в следующий раз в пять раз большую сумму и снова наблюдаем. Если опять довез все в целости и сохранности – тогда, наверное, можно поверить. Так же стоит поступать с любым сотрудником – тщательно проверить его и больше к этому вопросу не возвращаться. Теперь это его сфера деятельности.

О том, как правильно провести испытательный срок бухгалтера, подробно поговорим в главе, посвященной работе с кадрами.

Безусловно, какой бы тщательной ни была проверка, каким бы длительным ни был испытательный срок, дать полную гарантию, что не может быть осечки, нельзя. Но придется смириться с этой мыслью, ведь другого выхода все равно нет – невозможно делать все самому. Наши силы не безграничны, в сутках только 24 часа, и увеличить их количество не в наших силах. Не научимся делегировать – не вырастем дальше небольшой бухгалтерии в маленькой компании.