Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

У этой истории есть продолжение. Главбух объяснила девушке, что надо было сделать в этой ситуации. В следующем месяце ее опять отправили сдавать отчетность. Возвращается снова довольная. «Сдала?» – «Сдала». – «Ну, хорошо, молодец, – говорит главный бухгалтер, – второй экземпляр с подписью и печатью подшей вон в ту папку». – «Второй экземпляр? С подписью?» Сдать-то она сдала, а второй экземпляр не взяла, потому что не знала. А теперь кто виноват? Она взяла новое для себя поручение, поэтому должна была спросить руководителя: «А что будет считаться результатом его выполнения? Просто отвезти и отдать в окно?» И тогда получила бы необходимые разъяснения.

Другой пример. Послали бухгалтера отвезти документы в какую-то организацию, которая арендовала офис в бизнес-центре. Возвращается – не передала. Почему? Организации не нашла. Главный бухгалтер сказала, что они расположены в комнате 402, а там турагентство. Главбух созвонилась с этой компанией, и оказалось, что они действительно сидят не в комнате 402, а в комнате 412. Ну, ошиблась главбух, и что? Почему сразу развернулась и уехала? Почему не попыталась выполнить поручение? Достаточно было подумать: если охранник внизу пропустил, значит, такая организация действительно есть и нужно попробовать ее найти. Или позвонить из этого бизнес-центра главбуху и объяснить ситуацию.

Ни в коем случае не приучайте сотрудников, что будете им все и всегда подробно объяснять. Если руководитель начнет думать за всех, то он только тем и будет заниматься, что контролировать любой шаг каждого из сотрудников, досконально опекать, боясь, как бы чего не произошло. Но самое главное, что при таком подходе доля невыполненных или неправильно выполненных поручений все равно будет очень высока.

Не поручение надо стараться дать правильно, а приучить сотрудника к ответственности за его неправильное выполнение.

Только когда сотрудник поймет, что вина за неправильно выполненное поручение лежит именно на нем, а не на руководителе, он начнет задумываться и задавать уточняющие вопросы.

«А если “Евросеть” закрыта – что мне делать? Ехать по другим делам или найти другой салон связи?»

«А какие из шести дел нужно сделать именно сегодня, а какие можно перенести?»

«В 402-м кабинете этой компании нет. Дайте мне, пожалуйста, телефон контактного лица, я уточню, где она расположена». И так далее.

Выполнять поручения должны сотрудники, вот пусть они и думают, как сделать это правильно. И задают столько уточняющих вопросов, сколько им нужно. А руководитель должен только поставить задачу.

Пока главный бухгалтер будет винить себя в том, что он не все рассказал сотруднику, неточно объяснил, к лучшему ничего не изменится. Подчиненные с удовольствием будут поддерживать эту точку зрения: «Да-да, если бы вы мне сказали, что отчетность – это главное, я бы обязательно все сделала правильно!»

Единственное, в чем на самом деле виноват руководитель, так это в том, что не тактически, в каждом конкретном случае, а в принципе, то есть стратегически, не научил сотрудника правильно выполнять распоряжения.

Я рекомендую распечатать крупным шрифтом самую главную инструкцию для любого сотрудника – Инструкцию № 0 и повесить ее в бухгалтерии на самом видном месте:

Пункт 1. Если поручение выполнено неправильно – виноват сотрудник. Критерии правильности при этом определяет руководитель.

Пункт 2. Если не уверен, правильно ли понял поручение, – спроси у руководителя.

Пункт 3. Если столкнулся с проблемой, не думай долго и не занимайся самодеятельностью – спроси у руководителя.

Пункт 4. Повторный вопрос – тяжкий грех. Не запоминай, что ответил руководитель, а записывай в инструкцию, иначе забудешь.

Пункт 5. Задавай вопрос коротко, вместе с вопросом предлагай правильный ответ.

Пункт 6. Не успеваешь выполнить поручение – сообщи руководителю. И не в конце выделенного времени, а как можно раньше, то есть как только поймешь, что не успеешь.

Пункт 7. Если что-то в работе не нравится – не охай за спиной у руководителя, а выходи к нему с инициативой, как сделать лучше.

И перечень пунктов – открыт. При желании каждый руководитель может эту инструкцию отредактировать или дополнить, исходя из своего опыта.

Глава 11 Что обязательно нужно учесть при разработке системы мотивации сотрудников бухгалтерии

11.1. Основные принципы современной системы мотивации

Мотивация – это очень интересный инструмент в руках руководителя. При этом надеяться на то, что через некоторое время удастся построить в компании или отделе идеальную систему мотивации, нельзя. Система мотивации – это живой организм, который для того, чтобы быть эффективным, постоянно должен изменяться.