Деловая жизнь

Постарайтесь проводить совещания в то время, которое будет удобно не только вам, но и сотрудникам. Считается наиболее удобным, если они назначаются всегда в одно и то же время, разумеется, кроме экстренных, которые нельзя запланировать. Если у вас есть необходимость выслушать на совещании кого-то из подчиненных, он должен быть поставлен об этом в известность в самую первую очередь, так как на подготовку отчета требуется определенное время.

Итак, запланированное совещание проводится по какому-то выбранному вами сценарию. Например, сначала вы обсуждаете какие-то текущие дела, выслушиваете предложения сотрудников по тому или иному вопросу, затем переходите к отчетам за проделанную работу. Если у вас есть необходимость выслушать несколько сотрудников, для этого потребуется значительный промежуток времени. Но не забывайте, что слишком длинное совещание воспринимается коллективом не самым лучшим образом, внимание людей притупляется, поэтому многое из сказанного просто повисает в воздухе. К тому же, запланированное совещание проводится обычно в течение рабочего дня. Чересчур затянувшись, оно может помешать выполнению ежедневной работы присутствующими. Так что желательно, чтобы мероприятие не было особенно длинным, гораздо лучше за короткий срок обсудить все намеченные вопросы.

На совещании руководитель может предложить сотрудникам какие-то новации, неапробированные методы. При этом он должен внимательно выслушать их мнение, поскольку именно им придется разрабатывать эти методы, работая над ними долго и кропотливо. Если коллектив не принимает какие-то изменения, предлагаемые руководителем, имеет смысл прислушаться и изменить свои намерения. Ведь именно от коллектива зависит успешное выполнение той или иной работы, поэтому каждый сотрудник имеет право высказать свое мнение.

Если вам нужно обсудить отчеты нескольких сотрудников, гораздо лучше заранее, еще до совещания ознакомиться с ними, а непосредственно к собранию подготовить вопросы, на которые они должны ответить. В этом случае получится не только существенная экономия времени, но и плодотворная дискуссия. Сотруднику придется подробно освещать только те стороны своего отчета, которые разработаны им недостаточно подробно.

Совещания можно условно разделить на несколько видов. Во-первых, рабочие, то есть, те, что запланированы и проводятся в определенный промежуток времени, например, один раз в неделю или один раз в две недели. Другой вид – экстренное совещание, которое обычно проводится в случае непредвиденных обстоятельств, требующих немедленных и срочных мер. Третий вид – короткое совещание, называемое "планеркой". Иногда их проводят каждый день, в это время сотрудники получают возможность непосредственно посовещаться как с руководителем, так и с коллегами.

Вообще, само понятие "совещание" включает в себя необходимость работников получить тот или иной совет в затруднительной ситуации как от руководства, так и от коллег. Поэтому руководитель не должен превращать совещание в строгое собрание, смысл которого – бесконечная критика подчиненных. Если все совещания будут проходить под эгидой жесткой критики, у специалистов рано или поздно проявится желание как можно меньше бывать на них. А это будет мешать процессу плодотворного общения руководства и подчиненных.

К каждому совещанию руководитель обязательно должен соответствующим образом подготовиться. Если у него есть необходимость донести до сведения коллектива определенную информацию, она должна быть самым тщательным образом обработана. Нет ничего хуже ситуации, когда во время совещания руководитель с трудом подбирает слова, комментируя тот или иной вопрос. Причина этого может быть очень простой – недостаток теоретической информации по какому-то вопросу или явная неосведомленность в конкретной ситуации.

В этом случае вина руководителя в том, что он проигнорировал необходимость подготовки точного, краткого и лаконичного выступления. Разумеется, если сам руководитель не считает нужным тщательно готовиться к совещаниям, он и от подчиненных не сможет потребовать особой подготовки.

Если вы требуете, чтобы сотрудники являлись вовремя, значит, и сами не должны позволять себе опаздывать. Если вы регулярно будете опаздывать на совещания, ваши подчиненные, дожидаясь вас, уже потеряют нужный рабочий настрой.

Совещание важно не только для руководителя, но и для всего коллектива. Именно на нем можно выслушать одновременно мнения нескольких коллег, касающиеся того или иного производственного вопроса. Но чтобы вовремя высказать сослуживцам то, что необходимо, нужно следить за тематикой совещаний, вовремя готовиться к ним.

Говорить на подобных мероприятиях надо по существу. Если руководитель задает конкретный вопрос, касающийся той или иной проблемы, отвечайте именно на этот вопрос, а не уходите от темы, желая при этом оправдать свои ошибки и недочеты. Если таковые имеются, проинформируйте коллег и руководство, по каким причинам они возникли.