Деловая жизнь

Если руководитель приглашает к себе на совещание не весь отдел, а несколько сослуживцев, вероятно, он желает обсудить некоторые вопросы, не ставя об этом в известность всех вокруг. И задача приглашенных на совещание – сохранить в тайне от любопытных планы и намерения руководителя.

Каждый сотрудник должен приходить на совещания хорошо подготовленным. Если ему поручено осветить какие-то производственные вопросы, будет в высшей степени неправильно проигнорировать эти требования, переложив вину на внешние обстоятельства или на неудовлетворительную работу коллег. Каждый должен отвечать за свой фронт работы, а решать, насколько хорошо человек справляется со своими обязанностями, – это задача руководителя.

Поэтому на совещании рядовой сотрудник не должен указывать на работу окружающих, ему следует четко и лаконично ставить в известность присутствующих именно о той работе, которая была выполнена. Если руководитель указывает на какие-то существенные или не особенно значимые недочеты и погрешности в выполненной работе, задача сотрудника – внимательно выслушать требования начальника, чтобы потом в короткий срок все исправить.

Если кому-то приходится пропустить совещание, необходимо на следующий день узнать у коллег распоряжения руководителя. В некоторых случаях возможно лично побеседовать с начальником, чтобы непосредственно от него услышать все рекомендации и пожелания.

Если кто-то из сотрудников будет регулярно пропускать совещания, это отразится не только на отношениях с начальством, но и на рабочем процессе. Руководство вполне может посчитать такого специалиста недостаточно серьезным и ответственным, ведь совещание – это часть непрерывного трудового процесса, а значит, к нему нужно относиться очень внимательно и серьезно.

Если в коллективе сложилась нормальная рабочая атмосфера, проблема проведения совещаний не станет чем-то трудновыполнимым ни для руководителя, ни для подчиненных. Каждый сотрудник, независимо от его должности, обязанностей и высоты положения, должен учитывать все требования, которые предъявляются к нему вышестоящим начальством. И, соответственно, основной задачей коллектива является точное выполнение всех указаний вышестоящих руководителей. Совещание – это своего рода связующее звено, которое соединяет рабочий коллектив и руководство. Именно через совещания можно за короткий промежуток времени донести до коллектива все требования и необходимый минимум работ, разработанный и спланированный в руководстве.

Нельзя не сказать и о такой особенности совещаний, как необходимость деловой лексики. Не секрет, что при неофициальном общении между собой многие сотрудники обращаются друг к другу, а также к руководителю среднего звена с некоторой фамильярностью. В процессе каждодневного общения этот фактор не является особенно важным, и он не может помешать нормальным взаимоотношениям в коллективе. Но на совещании уместна только строгая, официальная, деловая лексика, все должны называть друг друга и тем более руководителей исключительно по имени-отчеству. Иначе создастся ощущение фамильярности и отсутствия должной дисциплины.

По ходу совещания кто-то из присутствующих должен вести протокол, в котором нужно указать в краткой форме все, что было сказано как руководителем, так и подчиненными. Иногда ведение протокола поручается секретарю, а иногда эта обязанность падает на кого-то из сотрудников. В любом случае протокол – это необходимая часть совещания, впоследствии они все должны быть отредактированы нужным образом, набраны на компьютере или отпечатаны на пишущей машинке и храниться в архиве. В некоторых случаях возникают ситуации, когда нужно обратиться к тому или иному протоколу за прошедшее время. Поэтому архив документов, касающихся совещаний, должен сохраняться самым тщательным образом.

Вообще, все вышесказанное – это только общие рекомендации к процессу проведения совещаний. Каждый руководитель по ходу своей работы волен интерпретировать то или иное правило так, как более удобно для специфики его работы. Именно в этом случае совещания оказываются наиболее эффективными, полезными, информативными и воспринимаются рабочим коллективом самым наилучшим образом.

Глава 3. Формальное и неформальное общение

В любом рабочем коллективе существует как формальное, так и неформальное общение. Естественно, что преобладает первое, но без неформальных отношений не сложится привычная рабочая обстановка. Иногда бывает сложно определить, как вести себя в той или иной ситуации, с кем и как общаться. Эта глава поможет вам справиться со многими подобными проблемами.