Из чего сделан менеджер, или Что предпринять, когда все смотрят на тебя?

Проблема оказалась в том, что у них были совершенно разные взгляды на то, что конкретно надо делать. Поскольку я не дала четкого определения того, как я представляю себе их сотрудничество и кто из них уполномочен принимать окончательное решение, они бесконечно спорили и каждый пытался переубедить другого. Процесс затормозился. Этот урок научил меня тому, что, чем точнее я определяю исполнителя, тем меньше шансов для недоразумений и двусмысленности.

Вот как мне следовало в той ситуации с самого начала разъяснить свои ожидания: «Дэн, я бы хотела, чтобы ты занялся формулированием операций. А ты, Сара, займешься визуальным оформлением» или «У каждого из вас может свое представление, как эту проблему решать. Если у вас в каких-то вопросах возникнут разногласия, давайте втроем соберемся и примем решение».

Разбивайте большую цель на малые части

Вы когда-нибудь слышали о законе Паркинсона? Сформулированный Сирилом Паркинсоном, британским историком и ученым XX века, этот закон гласит: «Работа расширяется так, чтобы заполнять все время, выделенное для ее выполнения».

Обсуждая с моими издателями график подготовки этой книги, мы договорились, что разумный срок для сдачи первого черновика – через год. После этого разговора я чувствовала себя достаточно уверенно. «Целый год – это больше чем достаточно. Я и за шесть месяцев напишу первый черновик», – говорила я себе.

И знаете что? Я отослала еще не завершенный первый черновик, чувствуя себя совершенно запыхавшейся, когда год был уже на исходе. В течение первых девяти месяцев мне казалось, что времени еще очень много. Поэтому, если возникали другие срочные задачи или мне просто не хотелось писать, я говорила себе: «Пропущу один день – ничего не случится».

Когда я готовила второй черновик, я была уже мудрее. Вместо того чтобы рассматривать всю книгу как единый проект с далеким дедлайном, я разбила ее на части и пообещала своим редакторам готовить по одной главе в неделю.

Я сразу же стала куда более дисциплинированной. Для достижения поставленной цели я должна была редактировать примерно две страницы за вечер. При таком подходе легко было видеть, что, если пропущу хотя бы один вечер, это повлечет значительное отставание, которое мне придется наверстывать. Я сдержала слово – моя эффективность при подготовке второго черновика утроилась.

Ничто достойное осуществления не осуществляется в одночасье. Любая большая мечта является комбинацией тысяч маленьких шагов вперед. Когда Facebook только появился, единственное, что вы могли в нем сделать, – это заполнить свой профиль, а единственным местом, где это можно было сделать, был Гарвардский университет. Неделю за неделей Марк и другие основатели компании сосредоточенно работали над расширением сервиса, добавляя с каждым разом все новые и новые школы и вузы, все новые и новые функции.

Если думать лишь о финише в долгом марафоне, может возникнуть сомнение: так ли уж важно то, что вы успеете или не успеете сделать сегодня? Но если вы разобьете свой план на малые части и сосредоточитесь на достижении следующей отметки – на завершении текущей задачи, на подготовке к следующему совещанию, на написании хотя бы двух страниц, – успех покажется вполне достижимым и срочность станет реальной, а не умозрительной.

Относитесь к большим проектам как к последовательности малых проектов. Например, если вы архитектор, проектирующий дом, то вашей первой отправной точкой может стать исследование строительной площадки (точное представление о топографии, состоянии почв, риске наводнений и т. д.). Второй этап может заключаться в выяснении того, где именно на этой земле можно построить дом. Третий этап может быть связан с определением того, сколько комнат должно быть в этом доме.

Думайте и беспокойтесь о том, что находится непосредственно перед вами, а не о том, чем вы займетесь через месяцы или годы. Затем вместе со своей командой определите реалистичные, но вместе с тем амбициозные сроки выполнения каждого этапа. Не забывайте при этом об ошибке планирования – когнитивном искажении, связанном с тем, что нам от природы свойственно определять меньшие сроки и затраты для выполнения дел. Поэтому оставляйте небольшой запас, чтобы неожиданные проблемы не сорвали все ваши планы.

Отталкиваясь от контрольной даты, разберитесь, кто что будет делать в течение каждой недели. Попросите своих сотрудников установить для себя и огласить еженедельные цели – это развивает чувство ответственности. Периодические отчеты о проделанной работе помогают поддерживать необходимый темп. Я знаю команду, где эта техника очень эффективно используется; иногда сотрудники проводят два совещания в неделю, чтобы оценить достигнутый прогресс и обсудить приоритеты.

Если вашей команде приходится решать множество различных задач, упорядочьте их по важности: какие имеют критически важное значение, а какие было бы неплохо сделать? Всегда в первую очередь решайте самые важные задачи.