Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере

В полях За период работы с по вводится соответственно начальная и конечная даты интервала времени, за который сотруднику предоставляется отпуск. Требуемые значения выбираются из раскрывающихся списков.

Возможности программы предусматривают оформление одним приказом двух разных отпусков. Первый отпуск – это ежегодный основной оплачиваемый отпуск, его параметры заполняются под пунктом А (см. рис. 2.73). Что касается второго отпуска, то он выбирается под пунктом Б. При нажатии в данном поле кнопки выбора на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.74.

Рис. 2.74. Выбор вида дополнительного отпуска

В данном окне нужно щелчком мыши выделить вид отпуска и нажать кнопку Выбрать. Отметим, что здесь можно еще раз выбрать основной отпуск: это бывает необходимо, когда сотрудник свой основной годовой оплачиваемый отпуск делит на две части.

В случае надобности вы можете добавить в программу информацию о других отпусках. Для этого в окне выбора дополнительного отпуска нужно нажать кнопку Добавить – в результате отобразится окно ввода и редактирования отпуска, которое показано на рис. 2.75.

Рис. 2.75. Ввод и редактирование данных об отпуске

В соответствующих полях данного окна нужно с клавиатуры ввести полное и краткое наименование отпуска, его буквенное обозначение, а также цифровой код. После нажатия кнопки Сохранить информация об отпуске будет добавлена в список отпусков (см. рис. 2.74), а кнопка Отменить предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Чтобы отредактировать данные об отпуске, выделите его в списке и нажмите кнопку Редактировать.

Теперь вернемся в окно ввода приказа об отпуске (см. рис. 2.73), и продолжим формирование приказа.

Параметры основного и дополнительного отпуска заполняются по одним и тем же правилам. В полях с и по указывается соответственно начальная и конечная дата отпуска. Отметим, что значение поля по можно рассчитать автоматически: для этого нужно ввести количество дней, на которые предоставляется отпуск, и нажать кнопку Рассчитать дату окончания. Если ранее был установлен флажок Рассчитывать дату выхода из отпуска, то в поле по отобразится дата первого дня работы сотрудника после выхода его из отпуска. Если же данный флажок снят, то в поле по отобразится дата последнего дня отпуска. По умолчанию данный флажок снят.

Расчет продолжительности отпуска можно вести как с учетом праздничных и выходных дней, так и без их учета. В первом случае нужно установить флажки соответственно Учитывать праздники и Учитывать выходные, которые находятся справа от кнопки Рассчитать дату окончания, во втором случае – отключить эти параметры. По умолчанию данные флажки установлены.

В нижней части окна под пунктом В программа автоматически рассчитывает общее количество дней основного и дополнительного отпусков, а также общую продолжительность отпуска.

Информация об отпусках сотрудника включается в его личную карточку. В нижней части окна находится переключатель, с помощью которого можно указать, какая именно информация должна быть отражена в личной карточке. Если этот переключатель установлен в положение Основной в Т-2, то в карточку сотрудника будет включена информация только об основном отпуске, при выборе положения Дополнительный в Т-2 – только о дополнительном отпуске. Если же данный переключатель установлен в положение Дополнительный + Основной, то в личную карточку сотрудника попадет информация и об основном, и о дополнительном его отпуске.

Отметим, что в программе «Отдел кадров» можно сформировать не только приказ о приеме на работу по форме Т-6, но и другие документы, касающиеся отпусков и отгулов сотрудников. Все эти документы формируются на основании данных, указанных в окне ввода приказа (см. рис. 2.73), и одним из таких документов является записка-расчет по форме № Т-60. В полях Номер и дата записки-расчета (Т-60) нужно указать соответствующие реквизиты данного документа, которые будут использованы в его печатной форме.

Приказ о предоставлении сотруднику отпуска будет сформирован в соответствии с заданными параметрами после нажатия в данном окне кнопки Сохранить. Информация о нем отобразится в карточке сотрудника на вкладке Приказы (рис. 2.76).

Рис. 2.76. Приказ о предоставлении сотруднику отпуска в списке приказов

На данном рисунке сформированный нами приказ выделен курсором и является последним в списке.

Если в окне ввода приказа (см. рис. 2.73) установлен флажок печатать форму Т-6, то после нажатия кнопки Сохранить на экране откроется окно выбора печатной формы документа (рис. 2.77). Это окно можно также вызвать из карточки сотрудника: для этого на вкладке Приказы нужно щелчком мыши выбрать требуемый приказ и нажать кнопку Печать.

Рис. 2.77. Выбор печатной формы документа

Выбор печатной формы документа осуществляется щелчком мыши на соответствующей позиции списка, который находится слева вверху данного окна. По умолчанию программа предлагает распечатать документ «Записка-расчет» по форме № Т-60 (см. рис. 2.77).