Кадровое делопроизводство

Примечание. Документ, подготавливаемый совместно 2 и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги, и наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне (п. 41 Инструкции № 4)

Реквизит «Название вида документа»

Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки (п. 45 Инструкции № 4).

Пример.

ГРАФИК ТРУДОВЫХ ОТПУСКОВ

Реквизит «Дата документа»

1

Датой документа является дата утверждения (абз. 2 п. 46 Инструкции № 4)

2

Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются 2 парами арабских цифр, разделенными точкой, год – 4 арабскими цифрами (например, 08.01.2023) (п. 46 Инструкции № 4)

Реквизит «Место составления»

Место составления графика трудовых отпусков указывается ниже реквизитов «Дата документа» (п. 49 Инструкции № 4)

Реквизит «Гриф утверждения»

График трудовых отпусков утверждается нанимателем по согласованию с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором (ч. 1 ст. 168 ТК)

1

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу графика трудовых отпусков

2

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов

3

Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств (п. 52 Инструкции № 4)

4

Документ может утверждаться 2 способами:

1-й способ

2-й способ

проставление должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи

издание распорядительного документа

(приказ об утверждении графика трудовых отпусков)

гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, включая видовое (институт, предприятие, комитет и т.п.) или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

Пример.

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Успех»

Подпись А.И.Свиридов

01.08.2022

гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса.

Пример.

УТВЕРЖДЕНО

Приказ

01.08.2022 № 3

Основная часть графика трудовых отпусков

Указываются сведения о времени распределения отпусков работниками всех структурных подразделений организации

Сведения, которые вносятся в график трудовых отпусков

1

Должности (профессии) работников

2

Месяц предоставления трудового отпуска

Примечание. Требований об указании в графике трудовых отпусков даты начала и окончания трудового отпуска законодательство не содержит, определена лишь норма, которая гласит, что дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем (ч. 3 ст. 168 ТК). Это позволяет предположить, что в графике трудовых отпусков может указываться месяц предоставления отпуска или конкретная дата начала отпуска на усмотрение нанимателя

Заключительная часть

Проставляются подпись руководителя подразделения, ответственного за его разработку, гриф согласования и визы

Реквизит «Подпись»

Располагается после текста и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности (ч. 3 п. 57 Инструкции № 4).

Пример.

Начальник отдела

кадровой службы                                     Подпись                                   О.А.Лазарева

Реквизит «Гриф согласования»

1

Внешнее согласование оформляется грифом согласования (ч. 2 п. 60 Инструкции № 4)

2

Согласование графика трудовых отпусков производится коллегиальным органом (профсоюзом) (при его наличии в организации)

3

Реквизит располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования коллегиального органа, с которым согласовывается документ, и даты

4

Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля (ч. 4 п. 57 Инструкции № 4). Слово «СОГЛАСОВАНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов (ч. 5 п. 60 Инструкции № 4).

Пример.

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

выборного профсоюзного органа

01.08.2022 № 8

Реквизит «Виза»

1

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом (ч. 2 п. 61 Инструкции № 4)

2