Кадровое делопроизводство

Реквизит «Виза» включает наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату (ч. 3 п. 61 Инструкции № 4).

Пример.

Начальник юридического отдела

Подпись А.В.Кузнецов

28.01.2020

3

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева (ч. 5 п. 61 Инструкции № 4)

4

При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования

5

При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся (ч. 7 п. 61 Инструкции № 4)

Реквизит «Печать»

Печать может не проставляться организациями, которые в соответствии с законодательными актами вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь (ч. 3 п. 18 Инструкции № 4).

   3.6. Должностные (рабочие) инструкции

Алгоритм разработки должностных (рабочих) инструкций

1

Назначение ответственного лица за разработку должностной (рабочей) инструкции

2

Разработка должностной (рабочей) инструкции

Примечание. Для определения порядка разработки, согласования, утверждения, введения в действие и хранения должностной (рабочей) инструкции работника наниматель может разработать ЛПА, например, Положение о порядке разработки должностных инструкций в организации

3

Согласование должностной (рабочей) инструкции

4

Утверждение и регистрация должностной (рабочей) инструкции

5

Ознакомление работника с должностной (рабочей) инструкцией

Примечание. В трудовом законодательстве нет единого НПА, устанавливающего оформление должностной (рабочей) инструкции. При разработке инструкции за основу наниматель может взять структуру должностной (рабочей) инструкции, рекомендованную УСОРД

 4. Оформление персональной документации

 4.1. Личное дело работника

Порядок формирования личного дела работника

Личное дело формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 5 Инструкции № 2)

Документы, которые включаются в личное дело

Название документа

Требования к нему

1

Внутренняя опись

содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах;

отражает включение в личное дело новых документов;

отражает в графе «Примечание» изъятие документов, замену их копиями

2

Дополнение к личному листку по учету кадров

Отражает данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров

3

Личный листок по учету кадров

на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер «да», «нет»;

не допускается прочеркивание граф, в случае отрицательного ответа указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.;

фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже;

место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения;

если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;

наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;

на личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу

4

Автобиография

Содержит краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке:

ФИО;

дата и место рождения;

образование;

трудовая деятельность;

профессия;

общественная работа, участие в выборных органах;

отношение к воинской службе и воинские звания;

наличие правительственных и иных наград и поощрений;

сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях)

5

Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке

Копии должны быть заверены в установленном порядке. Отметка о заверении копии документа включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его подпись с расшифровкой и дату заверения (ч. 5 п. 64 Инструкции № 4).

Пример.

Верно

Специалист по кадрам   Подпись   О.А.Лазарева

01.08.2022

6

Заявление о приеме на работу

Оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке

7

Копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность)