Кадровое делопроизводство

Выписка из документов оформляется на общем бланке организации, при этом слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа (ч. 3 п. 64 Инструкции № 4)

Документы, дополнительно включающиеся в личное дело для отдельных категорий работников

1

Декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством)

2

Обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством)

3

Контракт (для госслужащих)

4

Справка-объективка

5

Анкета

6

Копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей)

7

Копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом)

8

Копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации

9

Договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц)

10

Направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил) (п. 7 Инструкции № 2)

Документы, включающиеся в процессе ведения личного дела, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника

1

Характеристики, аттестационные листы

2

Списки научных трудов и изобретений

3

Заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника

4

Копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.

5

Трудовые договоры (контракты) – по решению кадровой службы (специалиста по кадрам)

6

Иные документы в соответствии с законодательством (п. 8 Инструкции № 2)

Документы, не включающиеся в личное дело

1

Справки о месте жительства, составе семьи, размере зарплаты

2

Копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания)

3

Другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно (п. 9 Инструкции № 2)

 4.2. Личная карточка работника

Личная карточка работника

В трудовом законодательстве отсутствуют нормы, определяющие обязанность нанимателей по ведению личных карточек работников, за исключением ведения личных карточек на всех призывников и военнообязанных лиц (абз. 6 п. 76 Положения о воинском учете, утв. постановлением Совета Министров от 18.12.2003 № 1662)

Ведение личной карточки

для военнообязанных и призывников

для других работников

1

Форма личной карточки определена приложением 13 к Постановлению № 5

Наниматель может установить обязательность ведения личных карточек на работников в ЛПА и утвердить приказом унифицированную форму личной карточки работника.

Примечание. На практике используют форму личной карточки, утв. постановлением Государственного комитета СССР по статистике от 28.06.1990 № 94

2

В карточке необходимо отразить сведения о работнике, необходимые для учета:

общие данные (дата и место рождения, образование, состав семьи и т.д.);

сведения, связанные с работой у нанимателя (назначения, переводы, предоставленные отпуска и т.д.)

3

Срок хранения личных карточек работников установлен в 55 лет после увольнения работника (п. 639 Перечня № 140)

 4.3. Трудовая книжка работника

Правила заполнения трудовой книжки

Порядок ведения трудовых книжек определен в Инструкции № 40

Общие правила оформления трудовой книжки

1

Записи производятся без каких-либо сокращений

2

Записи в пределах соответствующего раздела имеют свой порядковый номер, за исключением записи о наименовании нанимателя

3

Записи дат во всех разделах и графах трудовой книжки производятся арабскими цифрами, при этом число и месяц указываются двузначными цифрами, год – 4-значными цифрами

4

Записи в трудовую книжку производятся аккуратно, ручкой-роллером (в т.ч. шариковой), гелевой или перьевой ручкой, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) синего, фиолетового или черного цвета (п. 12 Инструкции № 40)

 5. Оформление договорной документации