Читаем Kind Regards. Деловая переписка на английском языке полностью

Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Anne, Alice,

Предмет обсуждения

Can you please help us?

Сообщение об успехе

As you know, the Zyztem Electronic Emissions Reader (EER) has recently been chosen as “Innovative Product of the Year” by the Federation of Consumers for a Sustainable Environment.

Планы на будущее

This award brings enormous satisfaction to the EER team here at Zyztem and heralds a new push for expansion in the field of IT consumer protection. We plan on doubling production of the EER in the first quarter of 2008, when we will also launch a new line of EERs for home use.

Просьба о привлечении рефералов

Because you are satisfied customers of the EER product, we would like to know if you could suggest e-colleagues who might benefit from our services? Referrals from the chief purchasing agents at Vector, Inc. will help us reach individuals and companies who need our products and services.

Подтверждение доброй воли

Please know that we value your comments and suggestions.

Sincerely,

Robert Creel

EER Sales Manager

Zyztem International

robertcreel@zyztem.com

Инструменты

Задавайте вопросы, чтобы пробудить интерес

Вопрос – отличный способ привлечь внимание. Почему? Потому что жизненный опыт подсказывает людям, что на вопрос есть ответ. Поэтому вопрос пробуждает любопытство. У адресата срабатывает рефлекс – как у собаки Павлова, – он продолжает читать, чтобы найти ответ. Инстинкт, интрига и предвкушение разгадки делают свое дело – конечно, если вопрос был интересным.

Риторические вопросы демонстрируют возможности автора

Если e-mail начинается с вопроса: «What were the real reasons behind the plummeting stock market in 2007?» – адресат скорее всего не готов ответить на него уверенно и однозначно. Чтобы узнать ответ, он должен прочесть, что написано дальше. Вопросы, которые не по зубам адресату, позволяют автору продемонстрировать свою компетентность.

Простые вопросы демонстрируют возможности адресата

Если адресату задают вопрос, на который может ответить только он сам, он чувствует: в его власти принять решение, к его голосу прислушиваются. Если отправитель спрашивает: «Will you help us?» – на этот вопрос может ответить только сам адресат. Различные вопросы дают разный эффект – адресат может быть польщен, взволнован, испуган или преисполнен гордости за оказанное доверие. Задача автора – направить эту энергию в правильное русло для достижения желаемого результата.

Вопросы упрочивают связь между отправителем и адресатом

Вопросы помогают подчеркнуть, что между отправителем и адресатом сложились определенные отношения. Если кто-то задает вопрос, есть тот, кто на него отвечает. Автор может подчеркнуть связь «you-I» с помощью местоимений. Если он задает вопрос: «Have you heard about the recent nanotech innovation?» – кажется, что он обращается к адресату. Здесь, как и в других случаях, местоимения «you» и «I» делают текст более теплым и человечным. Это не просто обезличенный набор слов на экране. Это диалог отправителя и адресата, обмен мнениями между двумя собеседниками.

Вопрос можно задать в любой момент

Вопрос может стоять в строке темы. Или в начале абзаца. Он может служить заголовком – в этом случае он не только структурирует текст, но и помогает пробудить интерес. Вопрос в конце текста – это эффектный финал.