Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Начните с главного. Самые важные мысли следует вынести в начало письма или в начало абзацев. Это сделает текст ясным и доходчивым и позволит адресату сэкономить время. Такой подход помогает автору не сбиться с мысли, а адресату – бегло просмотреть текст и найти нужную информацию. Ему не придется перечитывать написанное несколько раз, а вам – писать второе письмо, чтобы объяснить, что вы хотели сказать в первом.

Избавьтесь от сочетания «being» и «by». Уберите пассивные формы глагола, изменив структуру предложений. Фразы с активными формами глаголов получаются более ясными и запоминающимися. Как говорится, активный глагол – активная фраза, активная фраза – активный читатель.

Электронные письма показывают, каковы вы на самом деле

Начальство отлично помнит, кто пишет эффективные четкие письма. И не забывает, кто делает это спустя рукава.

После: статус маркетингового исследования

Marianne, Laura, Norine, Mina,

As you know, the Vector, Inc. Marketing Research Team, headed by Tristan Betton, is analyzing the recently completed E-Hotels Marketing Survey. Unfortunately, our primary market research questions resulted in significant qualitative flaws.

Tristan, our in-house delegate, under-supervised the vendor Real People. Consequently, the probing psychographics focused on follow-ups at the expense of closed-ends. Length and sequencing were against us – we covered a lot of terrain but without much depth.

Overall, the E-Hotels Survey is disappointing, as we will discuss at our monthly meeting at Heathrow on August 12. I wanted to give you the heads-up before the executive summary and full report reach your offices by the end of next week. Please know that I am working to salvage whatever information data we can.

I’ll set up a conference call in the coming days so we can come up with a game plan.

Regards,

T. S. Loringhoven

General Marketing Operations Associate

Vector, Inc.

tsloringhoven@vector.com

Инструменты

Сразу сообщите цель письма

В этом нет ничего сложного, но этого не делает почти никто. Помните: первым делом получателю важно понять вашу задачу. Все остальное – просто дополнительная информация.

Будьте прямы, открыты и уверены в себе

Цель деловой переписки – не подружиться с собеседником или похвастаться богатым словарным запасом. Деловая переписка – это часть бизнеса. Она требует четких прямых формулировок. Авторитетный тон производит впечатление, даже если адресат не понимает жаргон инсайдеров. А если вы сообщаете дурные вести, не жалейте времени, чтобы преподнести их должным образом.

Сообщая плохие новости, предложите план действий

Бизнес не любит нытиков и трусов, но борцы и воители всегда получают по заслугам. Бизнес – это прежде всего действие, а действие – лучшее средство против дурных вестей. Если вам выпало сообщить плохие новости, сделайте это кратко, без лишних рассуждений, и сразу предложите, как исправить или улучшить неприятную ситуацию. Готовое решение поможет сгладить тягостное впечатление.

Входящие

Просматривая письма в своем ящике, попробуйте определить:

• Какие из них написаны авторитетным тоном?

• Какие дают понять, что ситуация под контролем?

• Какие выглядят неряшливо?

• Какие читаются легко и быстро?

• Какие кажутся сбивчивыми и туманными?

• В каких ощущается внимание к адресату?

Глава шестая Работа в команде

Поздравления