Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Правильное употребление точки с запятой говорит о том, что пунктуация для вас – не проблема. Однако, если вы используете ее не к месту, это показывает, что вы плохо владеете пером и можете допустить другие ошибки – как на письме, так и в работе.

Все пишут по-разному

При создании текстов у каждого есть свои сильные и слабые стороны. Они зависят от множества причин, в том числе образования, интересов и отношения к чтению. На умение писать влияют ваши музыкальные предпочтения, место жительства, страны, где вы побывали, и языки, на которых вы говорите. Эти различия порождают массу нюансов манеры письма.

Но это не означает, что деловые письма, написанные разными людьми, радикально отличаются. Природа e-mail предполагает примерно одинаковый подход к тексту, кто бы ни был его автором.

Проблема в офисе

John, Jim,

Предмет обсуждения

I would like to bring to your attention that the remodeling of the executive MIS offices is causing considerable disruption to the Finance Department.

Ситуация

We are under deadlines to finish working capital ratios as Q4 draws to a close. This task is all the more challenging in the wake of the Solaris merger. Both expectations and tensions are high.

Помехи

Consequently, the power outages in the MIS wing have caused considerable disruption to the staff. Despite temporary insulation, the noise has reached noxious levels. Worker sick days are on the rise just when we need every desk filled.

Решение

I suggest that we temporarily move our offices to the Brooklyn branch until the remodeling work is completed. Another, more cost-effective option involves slotting the remodeling work in evening and night shifts.

Подтверждение доброй воли

I would be happy to discuss any solutions you might have.

Regards,

Bernadette Mason

Finance Manager

Vector, Inc.

bernadettemason@vector.com

Инструменты

Скажите боссу то, что он должен знать

Большинство руководителей высшего звена видят в первую очередь общую картину и могут упустить детали. Не думайте, что босс осведомлен о ваших злоключениях на рабочем месте. И не считайте, что они ему интересны.

Бóльшую часть времени вы преодолеваете трудности самостоятельно. Потом вы сообщаете коллегам о своих достижениях и пытаетесь довести их до сведения начальства.

Но когда решить проблему не в вашей власти, нужно оповестить о ней руководство. Если ваши претензии справедливы, вам непременно пойдут навстречу.

Дайте понять, сколько людей пострадало и как проблема влияет на их работу

Если неприятность случилась у одного или двоих – ее значимость невелика. Когда проблема возникла у нескольких сотрудников – она требует внимания. Если недовольство может привести к судебным искам, нужно устранить его причину немедленно.

Приведите факты, которые подтверждают, что выполнение работы под угрозой, и вы наверняка заработаете очки у руководства и сможете решить проблему.

Предложите собственное решение

У босса есть власть, а у вас идея – а значит, вы сработаетесь. Но будьте осмотрительны! Не нужно давать указания начальству – вы просто предлагаете ему один или несколько подходящих вариантов, помогая сэкономить время и силы. Босс может изучить и другие решения. Или принять собственное на основании ваших данных.

Следите за своим тоном