Читаем Кофейня без франшиз. Руководство по открытию уникальной кофейни полностью

Кофейня без франшиз. Руководство по открытию уникальной кофейни

Инвентаризация – это не просто подсчет остатков и сравнение планируемого остатка с фактическим. Результат инвентаризации напрямую влияет на реальный доход бизнеса.

Давай посмотрим, как должна проводиться инвентаризация в кофейнях, как часто, кем, и, самое главное, что делать с результатами инвентаризации.

6.1. Как часто нужно проводить инвентаризацию

Инвентаризация бывает нескольких видов в зависимости от сроков и объема проверки.

• Ежемесячная. Учет расходных материалов, дезинфицирующих средств и других хозяйственных товаров, а также инвентаря.

• Еженедельная. Как правило, это только учет ингредиентов, одноразовой посуды.

• Ежедневная. Учет остатков бара, самых ходовых товаров. Каждый вечер управляющий или старший бариста проводит инвентаризацию, пока бариста закрывает смену и убирает свое рабочее место. Бариста может проводить ее и сам, но всегда под контролем руководителя.

• Внеплановая. Внезапная инвентаризация, о которой никто, кроме руководства, не знает. Это может быть как выборочная проверка по определенным позициям, так и полная инвентаризация самых продаваемых товаров и ингредиентов. В этом подходе главное – эффект неожиданности.

6.2. Кто проводит инвентаризацию

Ответственные лица – управляющий, помощник администратора, старший бариста. Выявленные по результатам инвентаризации минусы по остаткам, как правило, распределяются среди материально ответственных сотрудников. А это все, кто имеет доступ к товарно-материальным ценностям: повара, бармены, официанты, менеджеры.

6.3. Что может показать инвентаризация

1. Ошибки в единицах учета. Например, однажды я не досчиталась по остаткам 24 литра молока за 2 недели. Позже выяснилось, что поставщик изменил литраж упаковки с 1 л на 0,875 мл.

2.Позиции-дубликаты. Например, «сливки взбитые» и «сливки». В технологических картах указана одна позиция, а товар приходуется на склад по другой. Это очень быстро выявляется с помощью инвентаризации. Одни используются для кофе-десертов, а другие – для приготовления рафа.

3.Небрежность персонала. Бариста не соблюдают рецептуру, не пользуются весами или мерными стаканами – происходит перерасход.

4. Большие остатки товара на складе. Такое может произойти незаметно, когда упал спрос на какой-либо товар или напиток.

5. Неверно составленная техническая карта. Когда ты видишь, что остатки по одной и той же позиции постоянно не совпадают, надо проверить настройки техкарты.

6. Воровство. Об этом пункте читай в главе 9 «Сотрудники».

7. Возможности для лояльности. У нас в меню есть позиция «какао с маршмеллоу», но часть гостей просят приготовить его без маршмеллоу. Цена позиции от этого не меняется, поэтому периодически маршмеллоу при инвентаризации оказывается больше, чем указано в системе.

Вот в этих плюсах по маршмеллоу и скрываются возможности для лояльности: предложи гостям попробовать добавить маршмеллоу в капучино или латте. Один раз бесплатно попробовать интересно, а в перспективе, возможно, гость захочет его добавлять уже платно.

Не упускай такие моменты как возможность использовать плюсы для повышения лояльности гостей. Лояльности не бывает слишком много.

6.4. Что делать с расхождениями

Твой управляющий должен уметь читать отчеты и объяснять, почему есть расхождения (как плюсы, так и минусы), понимать причину несоответствий. Не придумывать оправдания, а уметь анализировать.

1. Пересмотреть калькуляции и техкарты.

2. Проверить единицы учета в системе.

3. Придумать систему лояльности (для продуктов, которые из-за технологии производства выходят в плюс).

4. Вести дополнительный контроль тех позиций, которые регулярно выходят в минус.

5. Провести дополнительное обучение для бариста, закрепить за ними наставников.

6.5. Инвентаризация готовой продукции

Инвентаризация готовой продукции – это штучный учет. Его нужно проводить как можно чаще, возможно даже ежедневно. Так сможешь сразу определять ошибки в накладных, единицах учета и выявлять факты воровства.

В кофейнях формата навынос большое количество продукции продается в одноразовой посуде, поэтому обязательно включай в ТК расходные материалы и упаковку: стаканы, крышки, размешиватели, салфетки.