Коммерческие закупки. Взгляд изнутри.

Глава 7. Рейтинг поставщиков

Мы выбираем, нас выбирают…

Песня из к/ф «Большая перемена»

С именем Иван, без имени — болван.

Пословица

Как правильно оценить и выбрать поставщика

Человеку свойственно постоянно изводить себя разными сложными и не очень вопросами. Быть или не быть? Что было раньше: курица или яйцо? Кто виноват и что делать? Есть ли жизнь на Марсе? На красное или на черное? Орел или решка? Ну и т. д. до бесконечности.

Закупщик тоже постоянно изводит себя вопросами, в основе большинства которых лежит необходимость постоянного выбора. Я имею в виду выбор поставщиков. А иногда и выбор между их качеством и количеством.

И правда, что лучше: иметь несколько поставщиков, готовых посоревноваться между собой и значительно снизить цену предложения ради того, чтобы продать тебе нужный товар, или все-таки лучше постоянно работать с одной-двумя проверенными компаниями, которые точно не подведут и ничем неприятно не удивят, но и цены особо не сбавят?

Кого предпочесть: одного надежного или нескольких перспективных?

Довериться сложившимся предпочтениям или рискнуть?

При прочих равных условиях (цена — качество) — кого предпочесть?

Вопросы далеко не праздные, и ответить на них однозначно невозможно, потому что очевидность какого-либо из вариантов может оказаться следствием субъективного и ошибочного восприятия действительности.

Вроде бы на поверхности лежит ответ, подсказанный народной мудростью: «Старый друг лучше новых двух». Однако под гладкой поверхностью часто скрывается бездонная пропасть. Поэтому чтобы правильно ответить на эти вопросы, необходимо учесть очень много разных факторов и критериев. А чтобы не запутаться в них, надо постараться систематизировать свой опыт взаимодействия с разными поставщиками и зафиксировать сделанные выводы.

Помочь в этом может система оценки поставщиков.

В той или иной форме она существует в каждой компании. В некоторых из них она не выходит дальше примитивного уровня устных обсуждений и «наклеивания ярлычков», а где-то система оценки поставщиков поставлена на такую формализованную основу, что иногда этот процесс выходит из-под контроля и система разрастается как опухоль, приобретая вид многотомных отложений информации на бумажных, магнитных, электронных и прочих носителях.

Я знаю компанию, в которой есть огромная комната, до самого потолка заполненная разными досье, включающими переписку, копии уставов, договоры, анкеты, каталоги, оценочные листы и прочие документы по каждому поставщику. Эта комната представляет собой предмет гордости закупочного офиса компании. Ведь само ее существование является доказательством соответствия его работы четко регламентированной процедуре накопления сведений о поставщиках, являющейся многократно дополненной и усовершенствованной частью системы менеджмента качества, принятой в компании. Представляете себе огромное помещение, битком набитое папками с бумагами?! Бюрократы из сферы менеджмента качества могли бы устроить себе там комнату психологической разгрузки, где можно было бы иногда уединяться, чтобы пустить слезу умиления…

Конечно, в большинстве случаев до крайностей не доходит. Большинство компаний используют промежуточные варианты оценки поставщиков и фиксации своих оценок.

Лично я как сторонник минимизации бюрократии считаю, что система оценки поставщиков не должна быть формальной, направленной только на то, чтобы пустить пыль в глаза разным внешним и внутренним проверкам и контролирующим органам. Это должна быть работающая система, целью которой является оптимизация процесса закупок, облегчение принятия решения о выборе поставщика и о приобретении у него того или иного товара.

Итак, каковы же основные критерии выбора поставщика?

Прежде чем ответить на этот вопрос, давайте разделим процесс выбора поставщика на два направления, исходя из наличия или отсутствия совместного опыта делового сотрудничества.

В этом случае задача выбора будет выглядеть следующим образом: выбор нового поставщика (первичный); выбор поставщика из уже действующих (сравнительно-оценочный).

При первичном выборе поставщика закупщик обычно руководствуется как формальными, так и неформальными критериями.

Формальные критерии — на мой взгляд, те, которые позволяют сделать вывод об официальном статусе компании и общей легитимности ее бизнеса. Для того чтобы сделать первые выводы о статусе компании, достаточно запросить у лица, уполномоченного вести с вами переговоры, стандартный пакет документов. Это могут быть свидетельство о государственной регистрации юридического лица, копия устава, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, справка из банка с реквизитами компании, образцы накладных и счетов-фактур, сертификаты соответствия на предлагаемый товар и т. д. Этот список можно продолжать до бесконечности.