Коммерческие закупки. Взгляд изнутри.

Приведу кусочек электронного письма моего американского приятеля, написанного через две недели после того, как он приехал в Россию работать по контракту.

«…О бюрократии в России я мог бы написать уже целую книгу. И, может, даже не одну. Подписал на днях финансовый отчет своему подчиненному и отправил его в бухгалтерию. Возвращается он оттуда чуть не плача: “Джим, они говорят, что это не твоя подпись!” Пошел разбираться, устроил скандал, а они мне говорят: мистер Беккер, а зачем вы свою фамилию с маленькой буквы написали? Вы обычно с большой пишете. Извольте уж одну и ту же подпись копировать каждый раз!

Ужас! В Америке бухгалтер — самый незаметный человек в офисе. Никто его не видит и не слышит. У вас же это — царь и бог…Что бы мы ни обсуждали, то и дело слышишь: “Надо посоветоваться с главбухом, надо спросить у главбуха”… Я уже даже слово это по-русски выучил: GLAWBUKH»…

Так что пусть работяги считают формальности тем, чем они и являются — формальностями, а поставщики, несвоевременно предоставляющие бухгалтерские документы или регулярно допускающие в них ошибки, часто попадают в «черные списки» вне зависимости от своей надежности и порядочности или от качества и цены своей продукции.

Другим формальным критерием можно назвать категорию поставщика, присвоенную ему по результатам оценки за предыдущий отчетный период. Этот показатель используется не во всех компаниях, а только в тех, где производится ежегодная аттестация поставщиков. Обычно применяется балльная система оценки, по результатам которой составляется некий «рейтинг» поставщиков, позволяющий классифицировать их в соответствии с некой виртуальной «шкалой надежности» от наиболее предпочтительных для заключения сделки и сверхнадежных до наименее желательных и ненадежных. Обычно оцениваются такие показатели, как:

• репутация поставщика как делового партнера (причем уже не на основе мнений внешних источников, а по собственному опыту совместной работы и по степени соблюдения условий заключенных договоров);

• наличие и состояние системы менеджмента качества (возможная оценочная шкала: в соответствии ГОСТ РФ и ИСО 9001–2001 до полного отсутствия какой бы то ни было системы);

• ценовая политика (статистика соответствия цены среднерыночной, количество случаев повышения цен и средний процент повышения цены в течение анализируемого периода, предоставляемые скидки и снижения цен и т. д.);

• стабильность качества поставляемой продукции (обычно оценивается по количеству предъявленных за анализируемый период претензий к качеству).

Есть и другие критерии, такие как реакции на претензии, стабильность объемов и сроков поставок, количество инноваций, процент товарооборота, приходящийся у поставщика именно на вашу компанию, процентная доля в общем объеме закупок, число разновидностей поставляемых товаров и т. д.

Подобный рейтинг может быть как показательным, так и глубоко формальным — в зависимости от того, как к этой системе оценки относится ответственное лицо. Обычно менеджер по закупкам настолько занят текучкой, что ему элементарно некогда глубоко проанализировать вышеперечисленные критерии. А если оценочный лист по всем поставщикам необходимо предоставлять в виде отчета к определенному сроку согласно установленным в компании внутренним требованиям, то чаще всего закупщик проставляет баллы наобум — на основании обрывков своих внутренних воспоминаний о совместной работе.

Поэтому, как и в случае с новыми поставщиками, лично я больше полагаюсь на неформальные критерии. Это почти те же самые показатели, используемые для ежегодной классификации поставщиков, только анализируемые в оперативном порядке в режиме реального времени.