Коммерческие закупки. Взгляд изнутри.

Когда речь заходит о «конкурентных закупках», коммерческие компании чаще всего вспоминают тендеры, в большинстве случаев проводимые как бог на душу положит.

Тендер — это разновидность конкурентной закупки, которая задумывалась как наиболее прозрачная и справедливая форма в условиях честной конкуренции. Сам термин происходит от английского tender и прямых аналогов в русском языке не имеет. И хотя с некоторым допущением аналогом тендера можно назвать конкурс, все-таки это далеко не идентичные понятия.

Но попробуем в этом немного разобраться.

Тендеры, как и конкурсы, бывают открытыми и закрытыми. Открытые тендеры — это те, к участию в которых приглашаются любые предприятия или фирмы, которые поставляют (производят/реализуют) необходимые предприятию продукцию, работы и/или услуги.

Классический тендер похож на открытый конкурс: о нем и дате его проведения тоже объявляется заранее, за несколько дней. Поставщики могут также заранее получить у компании-объявителя всю необходимую для подготовки предложения информацию и к назначенному дню привезти в офис потенциального клиента свои предложения в запечатанных конвертиках, которые вскрываются специальной комиссией в присутствии их представителей. Эта изысканная форма проведения тендеров на жаргоне закупщиков называется «вручением Оскаров».

Интерактивные тендеры более неформальны и подразумевают активное применение интернет-технологий. Об их ходе можно узнать на страницах интернет-сайтов проводящих их компаний и даже успеть изменить свое предложение в режиме онлайн, чтобы улучшить свое положение и выиграть тендер.

Чаще всего в таких случаях речь идет уже не о тендере, а скорее об аукционе, только несколько растянутом во времени.

Закрытые тендеры бывают простыми — об их проведении во всеуслышание не объявляется, а предложение поучаствовать поступает лишь к некоторым конкретным поставщикам, после чего в назначенный день в присутствии участников объявляется победитель; а бывают сложно подчиненными — или многоступенчатыми — когда после того, как избранные поставщики присылают свои предложения потенциальному клиенту, тендерный комитет вскрывает конвертики либо по мере их поступления, либо все вместе, но уже без представителей участников. Отбор поставщика-победителя и проведение следующих раундов таких торгов происходит без объявления исходных предложений поставщиков и без уведомления их о том, каким образом было принято решение. Скажу даже больше: бывают вопиющие случаи, когда в результате такого тендера договор заключается совсем не с победителем или не заключается вообще.

Неформальный тендер заключается в том, что при сохранении основных принципов тендеров — выбора и соревновательности, форма максимально адаптирована для удобства закупщика. Он ограничивается тем, что обзванивает знакомых поставщиков и говорит: «Нам нужна дополнительная партия товара через 2 недели, хотите поставлять — скиньте предложение не позднее понедельника». Вот, собственно, и весь тендер.

Преимущества тендеров такие же, как и конкурсов: при заданных требованиях к товару — возможность выбора поставщика с наиболее низким уровнем цен. Большинству компаний, которые внедряют тендерную систему отбора поставщиков, действительно удается снизить цены на ряд товаров в сравнении с ценами предыдущих периодов — даже несмотря на инфляцию.

Тендеры дают закупщику больше возможностей выбора поставщика, удовлетворяющего запросы компании по срокам, качеству, комплектации и условиям поставки. Кроме того, это хорошая возможность выбрать поставщика с наиболее приемлемой формой оплаты.

Еще тендеры — отличный способ оказать влияние на единственного или постоянно сотрудничающих с компанией поставщиков, которые по мере стабилизации сотрудничества имеют склонность расслабляться и завышать требования.

А кроме всего прочего, тендеры — это возможность повысить прозрачность и эффективность закупок за счет формирования заказов по группам товаров от нескольких поставщиков, предлагающих самые низкие цены.

Недостатки тендеров: очень часто жаждущие любой ценой начать сотрудничество с покупателем компании во время проведения тендера склонны «приукрашивать» свои товары, скрывать их недостатки и преувеличивать свои возможности.

Покупатели, которые подходят к проведению тендеров формально или легкомысленно и не удосуживаются дополнительно перепроверить предоставленную им информацию или донести до участников точную информацию либо не следуют установленным ими самими процедурам, оказываются иногда в забавной или не совсем приятной ситуации.