Коммерческие закупки. Взгляд изнутри.

Правильный курс: креативный тайм-менеджмент. Если вам никак не удается упорядочить рабочее время и выкроить несколько часов для решения сложных и запутанных вопросов, которые обязательно сопутствуют закупочной деятельности, советую применить вариант, которым я пользуюсь сама. Как бы я ни была занята, если возникает срочный или не очень срочный, но, тем не менее, важный вопрос, я немедленно откладываю все дела и сразу решаю его.

На первый взгляд этот подход кажется нерациональным, однако на практике он очень удобен и оправдывает себя на сто процентов. Хотя бы потому, что, записывая в еженедельник очередное задание, вы накапливаете работу, вместо того чтобы делать ее.

Поскольку вы постоянно заняты другими делами, у вас очень долго могут «не доходить руки» до решения внеплановых вопросов, из-за чего вы наверняка будете получать регулярные «подзатыльники» от начальства, задерживаться на работе и то и дело устранять возникающие Из-за вашей нерасторопности авралы, решать многие вопросы в суете и спешке и т. д.

Ну и, наконец, не самый крупный, но, возможно, самый неприятный подводный камень — это необходимость работы с бумажными документами. Большинство закупщиков вынуждены сами заниматься проверкой счетов и счетов-фактур, подписанием товарных накладных и т. д., поскольку являются промежуточным звеном между поставщиками и бухгалтериями предприятий.

По данным консалтинговых компаний, при работе с бумажными документами около 15 % всех документов теряется безвозвратно, до 30 % рабочего времени сотрудников уходит на поиск нужной «бумажки», а каждый документ в среднем приходится копировать от 3 до 10–12 раз.

Ужас! У меня лично было множество случаев, когда сдаваемые мной в бухгалтерию для оплаты или учета документы исчезали безвозвратно. С одной стороны, подобные случаи выставляют закупщиков в дурном свете перед поставщиками («раз у вас там такой бардак с документами, значит, вы вообще несерьезная компания!»), с другой стороны, заставляют их делать часть работы в двойном, а то и тройном объеме.

Правильный курс: если ваша компания не планирует в ближайшем будущем переходить на электронный документооборот, единственный выход — завести себе специальный регистрационный журнал и записывать туда все проходящие через вас документы, а также сдавать их ответственным лицам под роспись. Это тоже достаточно трудоемко, но дисциплинирует и позволяет хотя бы отчасти контролировать документооборот.

В целом могу сказать, что к портрету, который был схематично нарисован нами в предыдущей главе, стоит добавить, что из закупщиков, которых не сбили с курса эти и другие «подводные камни», получаются самые лучшие риск-менеджеры и директора по управлению рисками.

Это действительно так!

FAQ

1. На какие аспекты закупок надо обращать внимание в первую очередь?

На все указанные выше.

Кроме того, хочу отметить, что главный риск в сфере закупок лежит в области охвата информации. Бывает так, что Из-за огромного количества текущих вопросов закупщик забывает о каких-то более глобальных вещах: планировании, проверке товарных остатков, отправке подписанных договоров поставщикам и т. д., и т. п. Решить эту проблему помогает правильный тайм-менеджмент, позволяющий увидеть «всю картинку» целиком, а не разрозненные ее части.

Как бы вы ни были заняты, каждый день выделяйте не менее 15–30 минут на то, чтобы «окинуть» взглядом все поле деятельности. Лично я решила проблему следующим образом: написание официальных «негорящих» писем — только после работы, проверка текущих остатков товаров на складах — каждые 2 дня. При решении любых вопросов с «трудными» поставщиками — обязательный «контрольный» звонок в конце дня.

Глава 9. О прозрачности закупок

Степень прозрачности предмета зависит от его способности пропускать и преломлять световые лучи.

Из учебника физики

Шесть «классических» и шесть «оригинальных» способов обеспечения прозрачности

«Прозрачность закупок» — не путать с призрачностью! — очень популярное в последнее время словосочетание, которое употребляют по поводу и без, вкладывая в него совершенно разный смысл. Это и «честные объективные закупки», и «закупки без предвзятости и личной заинтересованности», и «всем понятные и ясные финансовые схемы», и «процедуры, исключающие влияние человеческого фактора», и т. д., и т. п.

Так что же такое прозрачность закупок? И как добиться того, чтобы процесс стал максимально прозрачным?