1 февраля 1899 года по указанию Куропаткина Главным штабом созвано оперативное совещание с участием начальников штабов военных округов западной части России. В ходе него отработаны предложения военного ведомства по вопросам повестки дня международной конференции, изложенным месяц назад в ноте российского МИДа:
• установить на срок 5-10 лет процентное отношение численности армий в каждом государстве в мирное время к общему числу населения в стране;
• на срок 5-10 лет установить предельное процентное отношение военной составляющей бюджета к общему бюджету страны;
• в течение 10 лет не принимать на вооружение новые магазинные винтовки;
• не обновлять существующий на момент подписания соглашения артиллерийский парк, позволив при этом завершить начавшееся ранее перевооружение артиллерийскими орудиями;
• установить предельное ограничение числа артиллерийских орудий на одну тысячу солдат пехоты;
• прекратить изыскания новых взрывчатых составов и веществ для артиллерийских снарядов;
• запретить применение взрывчатых веществ в полевой войне, за исключением войск гарнизонов крепостей;
• запретить использование воздушных шаров для метания с них снарядов.
В окончательном варианте предложения Главного штаба военный министр Куропаткин доложил императору 17 апреля 1899 года.
По сравнению с первоначальным в текст документа внесли ряд существенных дополнений: не считать увеличением военного бюджета затраты на расквартирование и тыловое обеспечение войск; запретить использование безоболочных и разрывных пуль; повысить статус международного бюро Красного Креста как «института, признанного государствами и основанного на международном праве»; о пересмотре статей Брюссельской декларации 1874 года о законах и обычаях войны; через пять лет вновь организовать международную мирную конференцию.
К концу апреля 1899 года окончательный проект позиции России на конференции был согласован между основными ведомствами – иностранных дел, финансов, морским и военным. Итоговый текст готовился в МИДе при участии авторитетнейшего профессора международного права, члена Совета министерства иностранных дел Федора Федоровича Мартенса.
По соглашению между державами местом конференции избрана Гаага, как признанный ведущим научный центр исследования международного права.
Приглашение участвовать в конференции отправлено и принято всеми европейскими государствами, а также Соединенными Штатами Америки, Мексикой, Китаем, Японией, Персией и Сиамом. Болгария, по категорическому требованию Турции, была допущена без права голоса, то есть фактически в статусе наблюдателя.
Каждая из приглашенных стран прислала своих уполномоченных, от России таковым стал чрезвычайный и полномочный посол в Великобритании барон Егор Егорович Стааль, он же, как старейший дипломат, и был избран председателем конференции.
Из сотрудников военного ведомства «для разработки вопросов чисто технического характера», сбора и обработки специфических данных и материалов применительно к вооружению войск для включения в состав российской делегации в качестве военных экспертов министр Куропаткин отобрал старшего делопроизводителя канцелярии Военно-ученого комитета Главного штаба, разведчика-аналитика, знатока армий иностранных государств – полковника Якова Григорьевича Жилинского и специалиста по вопросам артиллерии – полковника Михаила Александровича Баранцова.
Интереснейший факт, свидетельствующий об уровне доверительной близости военного министра России с французскими коллегами: по личному указанию Куропаткина, одобренного императором, российским военным экспертам предписывалось «совещаться по всем возникающим на конференции вопросам с представителями военно-сухопутного ведомства Франции».
Конференция открылась в день рождения ее инициатора – императора Николая II, 6 мая 1898 года и завершилась 17 июля 1898 года.
Одну из главных задач конференции – сокращение вооружений и военных бюджетов или хотя бы фиксация их на достигнутом уроне – решить не удалось.
По остальным вопросам принято три конвенции и три декларации.
Конвенции:
1) о мирном урегулировании международных столкновений;
2) определяющая обычаи сухопутной войны;
3) распространяющая применение Женевской конвенции 1864 года на войну на море.
Декларации, запрещающие:
1) бросание взрывчатых снарядов с аэростатов;
2) употребление снарядов, единственной целью коих является распространение удушающих газов;
3) употребление пуль, взрывающихся в человеческом теле.
К этим конвенциям и декларациям в заключительном протоколе добавлен ряд общих пожеланий и рекомендаций, в частности о сокращении вооружений, о включении в повестку дня будущей мирной конференции вопроса о правах и обязанностях нейтральных держав.
Каждая из конвенций и деклараций представляла собой отдельные акты с предоставлением права представителям держав-участников подписывать или не подписывать любой из документов в отдельности.