Начни заканчивать! Иди до конца, действуй и побеждай!

В примере с электронной почтой группирование позволяет вам не отвлекаться на чтение писем и составление ответа. Стоит отметить, что электронная почта, в отличие от разработки графики для рекламной кампании, к примеру, требует совершенно иного образа мышления. А стабильное мышление приносит гораздо большие дивиденды.

Группирование позволяет сохранить умственную энергию для самих задач и не растрачивать её на переключение между ними.

Что ещё можно сгруппировать? Вы можете запланировать встречи на один день и освободить одно утро для продуктивной работы. Вы можете запланировать выполнение задач, требующих доступа к компьютеру, и даже объединить те из них, которые требуют телефонных звонков.

А ещё вы можете сгруппировать отвлекающие факторы. Нет, это делается не для того, чтобы отвлекаться и развлекаться; это делается для того, чтобы сберечь энергию и не терять концентрацию.

Как сгруппировать отвлекающие факторы? Например, если вы устали от выполнения конкретной задачи, вам, возможно, захочется сделать небольшой перерыв в общении в социальных сетях. Во что бы то ни стало, сделайте это! Однако выделите чуть больше времени, чтобы проверить все свои аккаунты: ESPN, Refinery29 и остальные, на которые вы отвлекаетесь. Сделайте кофе, бодро пройдитесь по офису и поздоровайтесь с соседом.

Выбросьте дела из головы и отдохните, чтобы потом, когда вы снова приступите к работе, у вас был фиксированный отрезок времени времени, в течение которого нужно сохранять сосредоточенность. В конце концов, если на вашей странице в Facebook нет ничего нового, вы, вероятно, не захотите проверять страницу настолько часто. Как только вы приучитесь отвлекаться от работы в отведённое для этого время, вы сможете продуктивно работать в оставшееся.

Чем больше внимания вы растачиваете между различными видами деятельности, тем менее продуктивным будете. Но если вы начнёте делать что-то похожее на предыдущее занятие, вам будет гораздо проще начать, потому что ваш разум уже настроен на выполнение определённого типа задач. Выполняйте похожие задачи вместе, одну за другой, а затем переходите к следующей партии схожих или смежных дел. Эффективное группирование способно резко повысить вашу производительность.

Запрещающий список

О ценности планирования знают все. И вы, без сомнения, уже сталкивались с советами по эффективному использованию плана.

Каждый человек по своей природе понимает, что ему следует делать и когда. Записав это, вы дадите себе обязательство и с большей вероятностью выполните дело.

Однако не каждому известно, что делать не следует: чего следует избегать, какие распространённые способы прокрастинации и отвлекающие факторы маскируются под приоритеты. Наряду со списком дел не менее важно составить и запрещающий список. Ежедневно мы сталкиваемся с набором задач, которые не только приносят наибольшую пользу, но и гарантируют столкновение со скрытыми препятствиями.

Опять же, все мы знакомы с очевидными пороками, которые следует избегать: социальные сети, пустая трата времени в Интернете, просмотр «Холостяка» во время работы, обучение игре на флейте во время чтения.

Отличить реальные задачи от бесполезных бывает непросто, и это потребует от вас достаточно напряжённых умственных усилий.

Заполните запрещающий список задачами, которые незаметно крадут время и подрывают ваши цели, приводят к незначительному или неэффективному использованию времени, не способствуют достижению конечного результата и снижают отдачу, даже невзирая на количество затраченных усилий.

Если вы постоянно посвящаете время бесполезным делам, реальные приоритеты и цели так и останутся нетронутыми. Вот что вы должны внести в свой запрещающий список.

Во-первых, включите приоритетные задачи, над которыми на данный момент вы не можете работать ввиду внешних обстоятельств. Это те дела, которые важны в одном или многих отношениях, но ожидают обратной связи от других людей или завершения основных задач. Занесите их в запрещающий список, потому что вы буквально ничего не можете сделать! Не растрачивайте на них свою умственную энергию. Эти дела всё равно никуда не денутся. Просто отметьте, что вы ждёте обратной связи и укажите дату, когда вам нужно спросить, почему ответа до сих пор нет. Затем выкиньте эти задачи из головы, потому что они находятся в чьём-то списке дел, а не в вашем. Вы также можете временно снять с себя дела, попросив консультации у других людей. Так действовать будут они, а вы сможете использовать это время для решения других вопросов.