Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией

Если задачу из письма можно передать кому-нибудь другому, перешлите его как можно скорее. Если вы беретесь за ее выполнение сами, но хотите включить в переписку кого-то еще, перешлите письмо сейчас и не откладывайте.

Наконец, не переходите в режим «Игнорировать», когда приходят новые сообщения. Все, что долго лежит в папке «Входящие», сливается в общую массу, отнимает умственные силы и забивает почтовый ящик.

49 Усовершенствуйте исходящие письма

Продуктивность в цифровом мире можно повысить, если знать, как писать электронные письма. Это позволит добиться желаемых результатов и сэкономить время себе и окружающим. Сделать это помогут несколько приемов.

Пишите четче и короче

По данным опроса компании ClickZ, 60 % людей дочитывают письмо только до половины. Чтобы ваши письма не угодили в число тех, которые не дочитали от скуки, уберите все лишнее и переходите к самой сути. В качестве примера рассмотрим письмо. Версия до редактирования:

Меня поразила и вдохновила наша встреча, проведенная два дня назад, по поводу новых систем, которые планируется ввести в эксплуатацию весной следующего года. Мне кажется, все, кто на ней присутствовал, хорошо подготовились и понимали специфические вопросы, связанные с процессом интеграции. Как мы и говорили на встрече, только совместными усилиями мы сможем предугадать возможные проблемы и справиться с ними по мере их появления. С нетерпением жду следующей встречи, которая назначена на пятницу, 27-е число в 9:30.

То же письмо после редактирования:

Спасибо всем за хорошую подготовку к совещанию по новым системам два дня назад. С нетерпением жду нашей совместной работы по эффективному внедрению. Следующая встреча – в пятницу, 27 января, в 9:30.

Следите за абзацами

Общее правило «чем короче, тем лучше» распространяется на большинство писем, но некоторые из них могут содержать больше информации и, соответственно, занимать больше места. В таком случае удачнее всего будет поместить главное в первый абзац. Его точно прочитают, даже если остальная часть письма останется без внимания. В следующем примере главная мысль – в четвертом абзаце, но он в самом конце письма.

Уважаемая госпожа Гудлайт!

Спасибо за Ваш заказ. Ответы на Ваши вопросы таковы:

На наших складах хранится более 200 моделей ламп. Товары, которых нет в наличии, поступают в течение одной недели. Все наши лампы выполнены из материалов наилучшего качества, и мы даем два года гарантии на каждую. По запросу возможно изготовление по индивидуальному дизайну.

С оптовыми покупателями мы сотрудничаем на условиях оплаты в течение 30 дней с даты выставления счета. Вы можете отправить заявку, связавшись с Барни Смитом по адресу bsmith@loveourlamps.com. Он отправит вам все необходимые документы для заполнения. Обработка заявки обычно занимает не более двух недель.

Заказанные Вами лампы доступны в цветах «хром» и «никель». Сообщите нам о выбранном покрытии, и мы сразу же отправим заказ.

Если возникнут вопросы, пожалуйста, задайте их в ответном письме.

Чтобы усовершенствовать это письмо, абзацы следует расположить в другом порядке: по убыванию важности.