Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией

Наконец, организуйте и обновите закладки в браузере. Там тоже может быть сохранено огромное количество ссылок без особой структуры. Воспользуйтесь возможностями браузера, чтобы создать папки с понятными названиями, которые можно объединить и наполнить закладками.

47 Возьмите под контроль электронную почту

Для многих папка «Входящие» стала полигоном задач, которые необходимо выполнить. Начните уборку в почтовом ящике с удаления старых ненужных писем. Затем опустошите корзину.

Из-за того, что у многих достаточно места для хранения писем, этот шаг часто пропускают. Однако по собственному опыту можем сказать: чем больше человек стремится держать почту в порядке, тем меньше времени ему требуется на поиск необходимой информации.

Организуйте систему хранения электронных писем. Один из способов – создать папки по категориям, которые используются для работы. К примеру, если обычно вы организуете работу по клиентам, в названиях папок укажите их имена. Если по продукту, упомяните его название.

Наконец, не стоит попадать в ловушку и игнорировать файлы на компьютере. Это та же самая ситуация, что с ящиками, шкафами и даже целыми комнатами: в беспорядке они превращаются в черную дыру и начинают высасывать энергию. Случайные файлы всплывают то здесь, то там, и в памяти компьютера остается множество хлама.

48 Разберитесь с папкой «Входящие»

Если вам когда-нибудь приходилось искать что-то конкретное в захламленном шкафу, вы знаете, сколько времени и сил это отнимает. Продираться через коробки со старьем, стопки бумаг, мелочи со свадьбы тетушки Милдред – всё это съедает минуты и часы, а еще проверяет терпение на прочность. Беспорядок в папке «Входящие» способен вызвать те же эмоции и так же вывести из себя. Потратив несколько минут и наведя порядок сейчас, вы сохраните в 10 раз больше времени в будущем.

В работе с почтовым ящиком – два направления. Первое – удалить ненужные письма и рассортировать по категориям оставшиеся. Второе – распределять новые письма при их поступлении.

Для начала удалите все письма, которые вам больше не требуются (не забудьте очистить папку «Спам»). На вашем компьютере наверняка достаточно места, чтобы хранить целое собрание Библиотеки Конгресса, поэтому так привлекательна мысль пропустить этот шаг. Но помните: чем больше порядка в почте, тем меньше времени вы тратите на поиск информации.

Следующий шаг – организовать систему папок, которая позволит относительно легко находить старые сообщения. Можно воссоздать в почте те же папки, которые используются для организации рабочих документов. К примеру, если вы структурируете бумаги по именам заказчиков, так же стоит поступить и с папками в электронной почте. Если вы распределяете их по датам, назовите папки соответствующим образом.

Сколько раз вы возвращались к одному и тому же письму (смотрели, открывали, перечитывали), а затем переключались на другую задачу, ничего не сделав с предыдущей? Как только вы приведете почтовый ящик в порядок, не позволяйте новым письмам его нарушить. Не откладывайте работу с письмом, не ждите, что оно само себя прочитает и напишет ответ. Алан Лакейн в своей известной книге «Искусство успевать»[5] рекомендует обращаться к каждому документу только раз. Тот же принцип распространяется и на письма. Простое решение – обрабатывать каждое письмо, когда оно поступает, предпринимая одно из следующих действий.

Ответить

Если из письма следует, что от вас требуется какое-либо действие и его можно выполнить за разумное время (не более пяти минут), приступайте сразу. Если мгновенный ответ невозможен, выделите письмо или переместите в папку «В работе», чтобы оно не потерялось и не осталось без ответа. Если для задачи требуется больше времени (от 15 минут), откройте календарь и назначьте конкретный день. Будьте осторожны, не создавайте слишком длинный список дел на будущее. Дважды в неделю просматривайте его, выполняйте задачи и не позволяйте папке «В работе» разрастись до огромных размеров.

Переместить в папку

Если подходящей папки еще нет, создайте ее. Тогда вы сможете собирать в ней письма из одного и того же источника, от одного клиента, по одному проекту или одной теме.

Удалить

Иногда приятно выбросить стопку старых журналов, которые лежали дома полгода. Точно такие же чувства вызывает решение ничего не делать с несущественным письмом. Если мысль об удалении сообщения, которое может пригодиться в будущем, наводит на вас ужас, то, чтобы принять окончательное решение, спросите себя:

● В этом письме есть важная информация, которую я смогу использовать сейчас или в будущем?

● Это письмо относится к важному проекту, цели или задаче, над которыми я сейчас работаю?

● Это письмо содержит информацию, которую важно сохранить из юридических, налоговых и тому подобных соображений?

Переслать