Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией

Прежде чем с головой броситься в дела, пообщайтесь с коллегами. Пенелопа Транк, автор книги «Наглый карьерист» (Brazen Careerist), считает, что сразу же приступать к работе с документами и жаловаться всем на свою занятость – не лучшая идея: вы становитесь настолько непродуктивны, что и отпуск брать не стоило. Вместо этого Транк предлагает пройтись по офису.

Расскажите об отдыхе, спросите у коллег, как у них дела и что нового произошло. Так у них появится возможность поделиться с вами тем, что они хотели сказать, но боялись побеспокоить вас в первый день после отпуска.

Не забивайте календарь

Дэвид Аллен, автор книги «Готовность ко всему» (Ready For Anything), считает, что люди неверно оценивают количество времени, необходимое, чтобы вновь войти в колею. «В среднем специалисту требуется час в день на то, чтобы собрать, проработать и распределить полученную информацию, – пишет Аллен. – Подумайте, сколько дней вы будете отсутствовать в офисе. Выделите по часу на каждый из них. Если уезжаете на две недели, понадобится по меньшей мере два дня». Аллен предлагает оставлять календарь относительно пустым в течение нескольких дней после возвращения.

Помните о законе Парето

Пока вас не было, список дел пополнился огромным количеством пунктов. Но не все требуют немедленного внимания. «Многие приходят на работу и сразу открывают почту», – замечает доктор Памела Додд, автор книги «25 лучших приемов тайм-менеджмента» (The 25 Best Time Management Tools and Techniques). Вместо этого она предлагает определить 20 % наиболее важных задач, которые приведут к 80 % результата – к плавному возвращению в рабочий ритм.

Вносите изменения

«Отпуск подталкивает к размышлениям, – пишет Транк. – Но все это окажется впустую, если вы вернетесь в офис и продолжите делать то же самое». По мнению Пенелопы, людям необходимо задуматься о том, какие изменения внести в жизнь, чтобы подстроиться под новый взгляд на вещи.

К примеру, если на отдыхе вы вспомнили об увлечении фотографией и захотели снова им заняться, то, вернувшись, постарайтесь не назначать встречи по пятницам после 15:00. Так вы сможете уходить с работы немного раньше и тратить время на хобби.

Часть девятая Оптимизируйте социальные сети и электронную почту

Мы уже рассказывали, как взять под контроль вещи, бумаги, цели, приоритеты и даже режим сна. Но ни один уважающий себя автор, который пишет об управлении временем, не может пройти мимо советов о жизни в сети – по крайней мере с точки зрения тайм-менеджмента.

В современном мире онлайн-жизнь включает в себя отбор, сортировку, организацию и контроль огромного количества информации, в том числе электронной почты, социальных сетей и файлов на компьютере.

По данным исследования Microsoft, американцы в среднем проводят семь часов в день за компьютером. Опрос компании Accountemps показал, что на поиск информации работники тратят по шесть недель в год.

Статистические данные могут показаться не связанными между собой. Но это не так. Люди часто ищут что-то на компьютерах. Сколько времени на прошлой неделе вы потратили на то, чтобы найти файл, затерявшийся где-то в ноутбуке?

Мучительный поиск нужного контракта с клиентом подталкивает к мысли, что в периодической уборке нуждаются не только шкафы, но и папки на компьютере. Приведем несколько проверенных способов усовершенствовать жизнь онлайн и освободить больше времени в процессе.

46 Наведите порядок в компьютере

За последние годы объем памяти в компьютерах увеличился во много раз, поэтому вопрос хранения файлов стоит не так остро – в отличие от дурной привычки забивать пространство информацией без разбора. Делимся несколькими способами сохранить порядок на жестком диске.

● Удалите старые ненужные черновики документов, у которых есть обновленная версия.

● Удалите файлы, в которых содержится неактуальная информация.

● Удалите пустые папки, которыми никогда не пользовались.

● Разберитесь с папками, у которых разные названия, но одинаковое содержимое.

● Удалите сотни (или даже тысячи) лишних фотографий из последней поездки.

Избавившись от старого и ненужного, можно приступать к созданию логичной системы.

Попробуйте воспроизвести систему хранения бумажных документов. Чем больше основные папки и категории напоминают привычную нецифровую систему, тем легче искать и сохранять различные документы.

В дополнение к этому создайте на рабочем столе папку «В работе» или «Текущее», чтобы сохранять там все, над чем вы работаете в данный момент, и иметь к этому легкий доступ. Пусть в основном компьютер и служит архивом, но в этой папке можно держать последнюю информацию и проекты.