Нецензурные заметки Евгения Сивкова о российском консалтинге

Для того чтобы получить деньги, подотчетное лицо пишет заявление о выдаче наличных под отчет. Такое заявление составляется в произвольной форме, но при этом оно должно содержать: собственноручную надпись (резолюцию) руководителя о сумме наличных денег и срок, на который они выдаются; подпись руководителя; дату (п.4.4. Положения). Первая проблема, с которой сталкивается бухгалтер – это запрет на выдачу денег, если подотчетное лицо имеет задолженности по ранее полученной под отчет сумме (п. 4.4 Положения).

Этот запрет мы обходим легко и изящно: сотрудник возвращает задолженность в кассу и тут же получает те же деньги плюс новую подотчётную сумму. А можно просто понадеяться на русский авось: а вдруг Налоговая не обнаружит нарушение в течение 2-х месяцев? Если вам не повезёт, и в течение этого срока проверкой будет выявлено нарушение, вам грозит штраф. Вернее два штрафа. В соответствии с ч. 1 ст. 15.1, ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ организацию накажут на сумму от 40 000 до 50 000 руб., а руководителя организации от 4000 до 5000 руб.

Информацию о том, как оформляются расходные кассовые ордера, кем подписываются, я для краткости опускаю.

Часто задают вопрос о предельном размере расчетов наличными денежными средствами в рамках одного договора между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем. В соответствии с Указанием Банка России от 20.06.2007 № 1843-У он составляет 100 000 руб., но отмечу, что этот предел не относится к сумме, которая выдаётся под отчет.

Как деньги возвращают

Теперь начитается самое интересное. По израсходованным суммам подотчетное лицо обязано в течение трёх рабочих дней после истечения срока, на который выдавались деньги, или со дня выхода на работу, представить авансовый отчет (п. 4.4 Положения № 373-П). Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру, бухгалтеру или руководителю. При этом подотчетному лицу выдается расписка (отрезная часть авансового отчета), подтверждающая получение авансового отчета и оправдательных документов.

А. что произойдёт, если сотрудник не отчитался в эти три дня? Если это – нарушение кассовой дисциплины, то организацию или должностное лицо могут оштрафовать за одно из нарушений ведения кассовых операций, которые перечислены в статье 15.1 КоАП РФ. Но в том-то и дело, что в этот перечень нарушение сроков предоставления авансового отчёта не включено! Значит, наказать нас за это никто не имеет права.

Кстати, руководитель организации своим приказом может установить любой срок, на который выдаются деньги под отчет. Например, от 3 до 300 дней. Скажем, для топ-менеджеров 300 дней, а для всех остальных – 3 дня. Это ваше право. Но лучше этого не делать. Ведь если нет приказа, то не может быть и претензий по сроку и возврату.

Нас пугают, а мы боимся

Бояться, что Налоговая служба доначислит вам НДФЛ или страховые взносы, не стоит. Было время, Налоговая служба просила удерживать НДФЛ с подотчётных сумм. Об этом, например, говорилось в письмах УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 № 28–11/097861 и от 27.03.2006 № 28–11/23487. Но сейчас это все как-то заглохло.

Итак, что мы с вами имеем сегодня? До тех пор, пока организация не списала выданные под отчёт средства в свой убыток, обязательства уплаты каких-либо налогов, вроде бы, не возникают.

Обратите внимание: в этой ситуации нельзя говорить и о материальной выгоде. Условием её возникновения является заключение письменного договора между организацией и физическим лицом, но Положением такой способ выдачи денег под отчёт не предусмотрен. Поэтому нет никаких оснований начислять материальную выгоду в виде экономии на процентах. Невозврат подотчетных сумм приводит лишь к одному – у сотрудника возникает задолженность по возврату полученных от организации под отчет денежных средств. Все! И получение сотрудником денег в такой ситуации не может автоматически считаться его доходом. Таким образом, вы можете «подвесить» ситуацию при условии, что ни организация, ни физическое лицо никаких действий предпринимать не станут.

Как долго может сохраняться этот status quo? До тех пор, пока организация не спишет выданную под отчёт сумму в расходы (п.п.2 п.2 статьи 265 НК РФ) по истечении установленного срока исковой давности (3 года). Кое-кто старается этот срок продлевать путём бумажной переписки или возвратом части сумм до бесконечности, но сейчас законодатель ограничил общий срок исковой давности десятью годами (п. 2 ст. 196 ГИ РФ). Так что через 10 лет вам всё равно придётся списывать эти средства. Ну да ничего. 10 лет – очень большой срок. Как в той сказке: что-то за это время наверняка случится. Или падишах скончается, или ходжа Насреддин помрёт, или ишак сдохнет… То есть: изменится законодательство, будет реорганизовано юридическое лицо или получатель подотчётных средств уедет за границу – сказочное количество вариантов.