Оргсхема. Как разработать структуру компании.

Посмотрите на самые распространенные проблемы, связанные с персоналом: найм сотрудников, введение в должность, уровень квалификации новых сотрудников, справедливая оценка результатов работы, несогласованность действий подразделений, перегруженность руководителей. Если с ростом компании проблемы только усиливаются, это показатели отсутствия функций отделения Построения.

Обычно часть этих функций выполняет служба персонала, но, как правило, она занимается только тем, что нанимает сотрудников, в какой-то степени занимается должностными инструкциями, и в лучшем случае обучает этих сотрудников. Но что будет происходить, если служба персонала не проводит анализ процессов и не выявляет подразделения, которые требуют расширения, а вместо этого нанимает персонал по заявкам руководителей подразделений? Можно ли гарантировать, что при таком подходе персонал действительно будут нанимать именно в те подразделения, которые необходимо усилить? Как правило так и происходит - новых сотрудников нанимают зачастую не туда, где они востребованы с точки зрения общего процесса производства компании, их толком не вводят в должность, они долгое время не производят свои продукты.

В результате с увеличением количества сотрудников, эффективность не растет, а только увеличивается хаос. Конечно, сотрудник, нанятый не туда, где, с точки зрения общего процесса, требуется расширение, принесет только дополнительные расходы.

Поэтому построение играет особую роль в деятельности компании и отделение Построения находится выше других на организующей схеме, как и отделение Квалификации.

Отделение Построения состоит из трех отделов:

1 - Отдел направления и персонала;

2 - Отдел коммуникаций;

3 - Отдел инспекций и докладов.

ОТДЕЛНАПРАВЛЕНИЯИПЕРСОНАЛА(1)

Цель отдела - находить узкие места в функциях компании, налаживать и описывать бизнес-процессы, нанимать и вводить в должность способных сотрудников.

Это - первый отдел организующей схемы. От того, насколько качественно он работает, зависит эффективность работы всех остальных подразделений. И, к сожалению, эти функции обычно являются слабым местом в компаниях. Можно сказать, что человек, отвечающий за этот отдел, создает организацию.

ЦКП отдела: введенные в должность сотрудники, каждый из которых усиливает деятельность всей компании.

Секцияскоростипотокачастиц - поддерживает оргсхему в соответствии с настоящим положением дел, наблюдает за движением частиц в компании, совершенствует оргсхему и маршруты движения частиц.

Для успешной работы системы быстрого потока необходимо, чтобы организующая схема компании не просто была вывешена в доступном для сотрудников месте, на ней следует правильно указать имена сотрудников, отвечающих за все функции. Даже если в компании работает десяток сотрудников, время от времени происходят изменения в распределении функций, а если компания большая - такие изменения будут практически каждый день.

Кроме того, даже если у вас в компании есть профессионально разработанная оргсхема, в процессе развития компании будут обнаруживаться функции, необходимые для деятельности, которых пока нет на оргсхеме. Новые производственные технологии, новые каналы и способы продвижения требуют доработки оргсхемы. Следует своевременно распознавать необходимость этих дополнений, и вносить их в оргсхему.

Для того чтобы ускорить движение частиц по стандартным маршрутам, необходимо совершенствовать имеющиеся и разрабатывать новые направляющие формы - еще один из инструментов, описанный Роном Хаббардом³⁴. Направляющая форма - это бланк, в котором в правильной последовательности перечислены должности ответственных за выполнение определенных действий с частицей и указаны основные действия, которые следует выполнить. Например, при приеме на работу или увольнении есть определенная последовательность действий, правильное выполнение которых дает нужный результат. Обычно невыполнение какого-то одного действия приводит к возникновению большого количества дополнительной работы.

Например, когда вы принимаете на работу нового сотрудника, вам необходимо выполнить некоторую последовательность действий.

Секретарю приемной:

поприветствовать и кратко рассказать о процедуре найма;

дать прочитать краткие данные о компании и условиях работы;

сообщить ответственному за найм;

дать претенденту заполнить анкету и необходимые тесты;

направить к ответственному за найм на интервью.

Ответственному за найм:

провести интервью, чтобы выявить соответствие требованиям;

получить контактные данные тех, кто может дать рекомендацию;

проверить рекомендации;

направить на собеседование с будущим руководителем.

Руководителю:

выяснить уровень квалификации и так далее...