Оргсхема. Как разработать структуру компании.

Не буду утверждать, что это - единственный работающий вариант последовательности действий при найме. Но давайте разберемся, что произойдет, если секретарь приемной, у которого конечно всегда много дел, не выполнит, например, второй пункт. В результате ответственному за найм или еще кому-то придется тратить время на то, чтобы устно ознакомить кандидата с условиями работы. Скорее всего, он что-то упустит в своем рассказе, будет потеряно зря рабочее время, а отсутствие необходимой информации у нового сотрудника создаст непонимание и недовольство, которые скажутся на его результативности и которые также придется улаживать руководителям. Если секретарь забудет выполнить четвертый пункт, потери времени будут еще больше. Если ответственный за найм, желая как можно быстрее закрыть вакансию, пропустит второй и третий пункт, последствия могут стать катастрофическими.

В одной из моих компаний использовалась система найма, которая предусматривает обязательную проверку рекомендаций, а если рекомендаций нет - просто проверку предыдущих мест работы. Для этого нужно было позвонить бывшему работодателю и задать определенный, очень точно разработанный набор вопросов, чтобы выявить, насколько правдивые данные указаны в резюме, и насколько честно человек отвечал на вопросы интервью. Эту технологию начали использовать еще до того, как появилась оргсхема и направляющие формы, а последовательность действий при найме была просто описана в должностной инструкции специалиста.

Однажды мы обнаружили, что на производстве, в раздевалках у сотрудников начали пропадать деньги и мобильные телефоны. Как оказалось, ответственный за найм, несмотря на описанные инструкции, посчитал, что при найме рядовых рабочих можно пропустить два пункта, связанные с проверкой предыдущих мест работы. Когда кража повторилась, и данные о случившимся дошли до уровня директора, я потребовал, чтобы ответственный за найм проверил предыдущие места работы всех, кто был нанят в течение последнего месяца. Бывший руководитель одного из недавно нанятых сотрудников рассказал, что когда тот у них работал, у них пропадали вещи. За руку его не поймали, но после его увольнения пропажи прекратились. Конечно, этого человека немедленно уволили из компании, и кражи прекратились. Но из-за того, что были пропущены два шага в установленной последовательности найма, высшие руководители компании потратили на решение этого вопроса свое время, специалист по найму потратил свое время, вакансия осталась не закрытой, а руководители производства были вынуждены тратить силы и время на улаживание недовольных кражами рабочих. Кроме того, был нанесен вред имиджу компании, снизился боевой дух, так как сотрудники начали относиться друг к другу с недоверием. Очевидно, что данная ошибка, возникшая из-за невыполнения двух пунктов в описанной последовательности действий специалиста по найму, обошлась компании слишком дорого.

Если для контроля такой последовательности действий используется направляющая форма, сотрудник выполняет указанное действие, ставит подпись, дату и время и передает ее следующему посту, указанному в форме. Если каждый раз выполняя, определенное действие, сотрудник видит все пункты, которые должны быть выполнены до этого, упустить что-то важное становится невозможным. Завершенная направляющая форма попадает в соответствующую секцию, после чего можно сделать анализ и выявить упущенные действия или должности, где возникали остановки. Это дает ценные данные для ускорения движения частиц.

НАПРАВЛЯЮЩАЯ ФОРМА №_

ВАЖНО! Направляющая форма является частью организационной политики и поэтому действия, описанные в этой форме являются обязательными для исполнения любым сотрудником компании. Вы несете персональную ответственность за то, чтобы выполнить положенные действия. Выполнив действия успешно вы ставите свою подпись. Эта подпись является вашим заявлением о том, что действие было действительно выполнено в соответствии с установленными правилами. Если кто-либо оставляет у себя что-либо из Доп.Материалов, то он прикрепляет к НФ расписку с указанием названия, фамилии, даты и времени.

1.Менеджер (ФИО).................................................................Дата/время....................

Клиент....................................................... Заказ №....................................................