Оргсхема. Как разработать структуру компании.

Условия оплаты......................... Дата оплаты.................... Дата сдачи...................

Номер С/Ф.................................................................... Дата С/Ф...............................

Файлы будут предоставлены (дата/время)........................... Способ.....................

Контактные лица клиента:

Оплата................................... Тел....................... e-mail.....................................

Одобрение............................ Тел........................ e-mail....................................

Файлы.................................... Тел....................... e-mail.....................................

Макеты будут подписаны....................................................... (дата/время)

Проинформировал клиента о последствиях невыполнения требований (приложение к договору).

Подпись.........................................

Внес заказ в учетную систему, установил статус «ожидание оплаты»

(дата/время).........................  Подпись ...............................................

2.Секретарь (ФИО)............................................. Дата/время.....................................

(при отсутствии секретаря это действие выполняет менеджер по продажам)

Клиент получил Счет-фактуру (дата/время)..................................................

Клиент получил требования к макету (дата/время)......................................

Подпись.........................................

3.Нач.отделаформ (ФИО)...................................... Дата/время..............................

Получил подтверждение. Файлы будут до (дата/время).......................................

Условно: сообщил клиенту про угрозу срокам (дата/время).................................

Файлы получены (дата/время).............................................

Файлы проверены (дата)/время)..........................................

Условно: получены исправленные файлы (дата/время)..................................

Подпись..........................................

4.Технолог (ФИО)..................................................... Дата/время...............................

Составление технологической карты заказа(дата/время).....................................

Подпись.........................................

5.Менеджерархива (ФИО) .......................................Дата/время..............................

Помещает НФ и все прилагающиеся к ней документы и материалы на хранение в архив.

(дата/время).......................................... Подпись.......................................................

Обратите внимание, что направляющая форма не является описанием бизнес-процесса, так как не содержит указаний, как выполнять то или иное действие, для этого существуют инструкции. Ее задача заключается лишь в том, чтобы поддерживать правильный маршрут движения частиц.

В процессе разработки направляющих форм часто выявляется, что необходимое действие и соответствующая функция вообще упущены в оргсхеме, и более того, ни у кого в компании нет правильного представления, как ее выполнять. Например, в компании по производству сувенирных изделий я наблюдал такую ситуацию: продавец берет заказ и направляет его в отдел Изготовления форм, а клиент должен в течение двух дней предоставить в этот отдел макет изделия. Проходит неделя и производственники, у которых заказ стоит в плане работ, выясняют, что форм нет, поскольку клиент не предоставил макет. Сроки выполнения заказа срываются, производству необходимо срочно переделывать план работ на неделю, отдел Продаж пытается срочно получить макет от клиента: много движения и, в результате, - сорванные сроки и недовольный клиент.

Когда начали разбирать ситуацию, оказалось, что ни у кого в компании не было функции получать в установленный срок макет. В результате были внесены дополнения в оргсхему и разработана направляющая форма, которая не позволяет пропустить этот и другие важные моменты.

Если вы очень внимательно понаблюдаете, чем заняты сотрудники компаний, то обнаружите, что значительную часть рабочего времени они тратят на доработку того, что не было изначально сделано правильно, на исправление своих или чужих ошибок. Использование направляющих форм дает возможность свести к нулю такую лишнюю работу. Конечно, направляющие формы не появятся сразу для всех процессов компании, их разрабатывают постепенно. Особенно важно применять их в небольшой компании, где сотрудникам приходится выполнять множество разных функций. Если большая часть частиц для обработки будет сопровождаться направляющими формами, выполнять работу будет легче.

ЦКП секции: высокая скорость потока частиц в компании.

Секциядолжностныхпапок - составляет описание должностей, хранит архив всех политик и инструкций, формирует должностные папки, дополняет их новыми документами.