Оргсхема. Как разработать структуру компании.

Практически в любой компании возникают ситуации, когда постоянному клиенту требуются какие-то продукты, которые компания не предоставляет. Обычно в таком случае клиенту рекомендуют какую-то проверенную партнерскую компанию и направляют его туда. Вполне логично организовать это таким образом, чтобы получать соответствующее вознаграждение. Конечно, не во всех видах бизнеса бывает такой источник дохода, но если он есть или существует возможность создать такой доход, кто-то должен отвечать за учет, сверки и получение выплат. Даже если это незначительные суммы, поддержание равноценного обмена будет только содействовать укреплению такого сотрудничества. Например, в компанию по установке окон часто обращаются клиенты, которым кроме того необходимо установить двери или сделать небольшой ремонт. Продающий персонал, не затрачивая особых усилий, может кроме приёма заказа на окна, направить клиента к партнерам, а секция сбора комиссионных получит процент от заказа.

Секциякассы - принимает наличные деньги, выписывает документы, подтверждающие факт оплаты и отражает оплаты в учетной системе, обеспечивает сохранность наличных и их сдачу в банк.

ЦКП секции: принятые и внесенные на счет наличные оплаты.

Секциябезналичныхоплат - ежедневно проверяет поступления на расчетный счет, распознает полученные на счет суммы, оформляет документы о поступлении оплат и отражает эти поступления в учете.

ЦКП секции: своевременно отраженные в учете безналичные оплаты.

Это список наиболее распространенных секций, подпродукты и соответствующие секции могут отличаться для разных видов бизнеса. Как правило, для выполнения этих функций не требуется специалист, владеющий тонкостями бухгалтерского учета, достаточно навыков работы с учетной системой и первичными документами.

ОТДЕЛРАСХОДОВ(8)

Цель отдела - установить полный контроль над расходами таким образом, чтобы имеющихся в распоряжении денег хватало на то, чтобы обеспечить компанию всеми необходимыми ресурсами для деятельности.

Как сделать так, чтобы денег хватало на все что нужно? Ответ на этот вопрос и прост и сложен одновременно, он заключается в том, как используются имеющиеся деньги, насколько правильно выбираются приоритеты в расходовании средств. Поэтому отдел Расходов фактически обеспечивает два момента:

безошибочный выбор приоритетов в расходовании средств;

жесткую дисциплину в отношении расходов.

Выбор правильных приоритетов возможен только тогда, когда есть хорошее долгосрочное и краткосрочное планирование деятельности всех подразделений. Помните, организация - это поток производства продукта, и затор в деятельности любого из отделений создаст проблему для всех. Поэтому определить, на какие статьи расходов следует в первую очередь направить средства, можно только после того, как составлены и согласованы между собой планы каждого из отделений, а также понятна общая картина.

Один из руководителей компании, занимающейся ремонтными работами, пожаловался мне, что не может увеличить поток заказов, с одной стороны, и в тоже время ему приходится отказывать потенциальным клиентам, так как специалист, производящий расчет смет, не справляется. Дело в том, что обычно потенциальный клиент обращается в несколько компаний, чтобы те представили сметы с расчетами стоимости работ. Поэтому сложно понять, действительно ли клиент хочет воспользоваться услугами компании, или просто желает проверить цены, которые ему предоставил подрядчик.

Уверенности в том, что клиент действительно разместит заказ, нет, а подготовка сметы - дело довольно трудоемкое. И тогда у руководителей компании сталкиваются два намерения - не увеличивать расходы на составление смет с одной стороны, и желание иметь побольше заказов, с другой.

Анализ ситуации показал, что есть определенное соотношение между количеством переданных потенциальным клиентам смет и последующими заказами. Если посмотреть на эту ситуацию с точки зрения планирования и денег, то принять решение не так уже и сложно - нужно только посчитать, какой прирост дохода и прибыли можно ожидать при увеличении количества смет. Если этот прирост с лихвой окупает расходы на дополнительного сметчика, значит надо выделить финансирование отделению Построения, чтобы работник нужной квалификации был найден и поставлен на должность. То есть, если самое узкое место в компании в данном случае - составление смет, и в этом месте останавливается развитие предприятия, значит деньги должны быть направлены сюда.