Оргсхема. Как разработать структуру компании.

Простой и эффективный принцип управления деньгами: любой расход следует рассматривать как инвестицию, направленную на увеличение дохода и рост компании⁵³. Поэтому первое, что обязан обеспечить отдел Расходов, - сделать так, чтобы еженедельно Рекомендательный Совет на своем заседании разрабатывал предложение по распределению средств. Это предложение - фактически список всех расходов, которые необходимо осуществить в течение недели, и сумма которых равна сумме дохода, поступившего в течение недели на счета. Конечно, чтобы такое распределение действительно было рациональным, высшее руководство компании должно установить точные правила, по которым производится распределение. Эта политика обычно определяет правила и размеры отчислений в фонд оборотных средств, формирование прибыли, резервный фонд, фонд заработной платы, размер расходов на продвижение и другие жизненно-важные статьи. Точная методика финансового планирования и распределения средств сама по себе является довольно обширным предметом, и я собираюсь описать ее в отдельной книге. В отношении функций отдела Расходов важно только понимать, что сам отдел:

еженедельно подготавливает все данные, необходимые Рекомендательному Совету для разработки предложения по распределению средств;

после одобрения этого предложения высшими руководителями компании осуществляет все оплаты, обеспечивая целевое расходование средств.

Если отдел выполняет эти две функции, никогда не возникает ситуация нехватки денег, так как любые обязательства или счета, которые следует оплатить, обеспечены финансами, поскольку Рекомендательный Совет при одобрении списка расходов оперирует только суммой фактически имеющихся денег.

В этот список входят все статьи расходов, по каждому из отделений. Например, в расходы отделения Построения включают оплату услуг связи, создание новых рабочих мест, расходы на найм, а в расходы отделения Распространения - рекламу. Техническое отделение будет требовать деньги на закупку товаров и сырья, ремонт и приобретение оборудования. Конечно и отделение Финансов имеет свои статьи расходов - налоги, выплата заработной платы, отчисления в резервные фонды и прочее.

Несмотря на то, что разработкой и согласованием предложений по распределению занимается совет руководителей, руководитель Финансового отделения несет ответственность за то, чтобы такое предложение точно соответствовало принятой политике. Это позволяет отделу Расходов производить свой продукт.

Идеальное положение дел, которое достигается благодаря работе отдела: все счета компания оплачивает вовремя, нет просроченной кредиторской задолженности, поставщики компании, сотрудники и партнеры довольны сотрудничеством и доверяют компании.

ЦКП отдела: выполненные обязательства перед кредиторами.

Секцияподготовкифинансовогопланирования - еженедельно готовит к Рекомендательному Совету документы, необходимые для проведения распределения средств:

отчет о полученном за неделю доходе;

отчет о состоянии счетов;

справку по статьям расходов каждого из отделений о среднем размере расходов на каждую из статей;

отчет о произведенных оплатах по ранее одобренным расходам;

отчет о кредиторской задолженности с перечислением всех неоплаченных счетов.

ЦКП секции: своевременно и безошибочно подготовленный комплект документов для проведения распределения средств.

Секцияпроверкисчетов - проверяет каждый счет на оплату, был ли этот расход предварительно одобрен, верно ли он оформлен и есть ли необходимость его оплачивать, проверяет правильность цен.

Не секрет, что компании время от времени повторно оплачивают один и тот же счет, делают оплаты, даже если поставщик еще не выполнил своих обязательств, или даже оплачивают счета, которые не должны быть оплачены вообще. Отсутствие этой функции в компаниях породило даже такой вид мошенничества, когда преступная организация рассылает сотни счетов на оплату небольших сумм за какие-то обычные услуги или товары, и довольно большой процент этих счетов оплачивается.

Когда на семинарах по организующей схеме я рассказываю о том, что отдел Расходов должен обязательно проверять цены, часто вижу сомнения в глазах руководителей. Многие из них считают, что их сотрудники всегда выбирают самых лучших поставщиков, или что цены невозможно проверить. Не буду утверждать, что сотрудник секции проверки счетов сможет проверить цену на любой товар или услугу, но на многие можно. Достаточно набрать в поисковой строке Google нужное наименование, чтобы увидеть предлагаемые цены. Конечно, если компания оплачивает еженедельно сотни счетов, возможно, не имеет смысла проверять каждый. Но опыт говорит, что проверка цен всегда приводит к снижению расходов: поставщики товаров и услуг часто при длительном обслуживании клиента не торопятся снижать цены, даже если на рынке средние цены идут вниз.