Оргсхема. Как разработать структуру компании.

На первый взгляд, это может показаться странным - ставить подразделению, большая часть деятельности которого связана с бухгалтерским учетом, задачу сохранять и приумножать активы компании. Но задумайтесь, какова истинная цель бухгалтерского учета? Принятые на государственном уровне Положения о бухгалтерском учете утверждают, что целью бухгалтерского учета является отражение хозяйственной деятельности предприятия и формирование отчетов руководителям, которые на основе этих отчетов, смогут принимать управленческие решения. Полностью согласен с этим, но с моей точки зрения это - только часть дела. Учет как таковой не может быть самоцелью, учет - это лишь инструмент для достижения каких-то целей.

Например, в отделе Продаж тоже есть учет взаимоотношений с клиентами, и в хорошо организованных подразделениях продаж он не менее точен, чем бухгалтерский. В специальную программу вносят данные о том, с какими вопросами обращался клиент, какие действия в отношении него были произведены, какие результаты получены, каковы планы в дальнейшем на счет этого клиента. И отдел Продаж ведет этот учет не ради того, чтобы получить количественные отчеты и не для того, чтобы просто накапливать данные для отдела Продвижения. Нет, они это делают только по одной причине - им необходимо обеспечить контроль над взаимоотношениями с клиентами и, в конечном итоге, контроль над доходом. На производстве также есть учет проделанных операций, учет полуфабрикатов, учет выполнения производственных заданий, учет рабочего времени. Целью такого учета является контроль производственных процессов и, в конце концов, производство продукции.

Безусловно, сами по себе данные о том, что происходит с активами компании ценно, но бухгалтерский учет имеет более масштабную цель, чем составление отчетов - обеспечение сохранности активов. Как обеспечить сохранность средств на счетах? Разместить их в надежном банке, хранить в секрете пароли доступа к банковской программе, а электронный ключ в сейфе. Желательно также, не нарушая законов, минимизировать расходы на налоги и правильно оформить отчетность в контролирующие органы, чтобы не потерять деньги на штрафах. Как обеспечить сохранность имущества компании? Своевременно и точно рассчитывать степень износа этого имущества и добиваться, чтобы суммы, соответствующие степени износа имеющегося имущества, либо тратились на приобретение нового, либо накапливались в виде денег в фонде компенсации износа, или, как его часто называют, фонде амортизации. Как обеспечить, чтобы товары были сохранены? Для этого есть склады и складской учет. За все это отвечает отдел Учета.

Конечно, вполне уместно будет задать вопрос, о каком учете идет речь: управленческом или бухгалтерском? В большинстве малых компаний это - две совершенно разные области, которые не слишком связаны друг с другом. Но есть и исключения - компании, в которых единая учетная система, позволяющая получать как управленческие, так и бухгалтерские отчеты. В чем же основная причина наличия двух разных видов учета, хотя данные, которые отражены в одном и другом, частично дублируют друг друга? Дело в том, что бухгалтерский учет, как ни прискорбно это признать в современном компьютеризованном обществе, основывается на бумажных первичных документах. А стандарты бухгалтерского учета таковы, что по правилам отражать в учете можно только имеющиеся в наличии и верно оформленные документы. В тоже время для управления современной компанией необходимо иметь гораздо больше данных о разных событиях, чем требуют стандарты бухгалтерского учета.

Например, вы продали клиенту запасные части к оборудованию. С точки зрения бухгалтерского учета нужны только счета, накладные и доверенность на получение. А с точки зрения управленческого, вас также будет интересовать, каков срок жизни этих запчастей и соответственно, как скоро клиенту они понадобятся снова. И если клиент - крупное предприятие, то какое подразделение фактически выступало заказчиком и какой размер маржи компания получила от этой сделки. Идеальное положение дел - когда все учитывают в одной системе, а уже на основании этих данных создаются все необходимые виды отчетов - и бухгалтерские, и отчеты руководителям. Для некоторых видов бизнеса уже существуют готовые программные продукты, которые обеспечивают это, другим приходится пока еще вести два раздельных учета. Но с точки зрения выполнения функций в организации, если есть человек, ответственный за прием на склад товара от поставщиков, именно он в момент совершения операции по приему товара должен вносить данные в учетную систему и оформлять первичные документы для бухгалтерии. Если продавец снимает с полки товар и передает его клиенту, он должен оформить бухгалтерские документы, внести данные в учетную систему о клиенте и об условиях гарантии.