Оргсхема. Как разработать структуру компании.

Влюбой компании должно быть подразделение, которое несет ответственность за управление денежными и материальными активами, обеспечивая их сохранность и рост. Это не такое уж и сложное дело, тем более что в каждой стране установлены стандарты ведения учета и отчетности, есть соответствующее этим требованиям программное обеспечение, позволяющее автоматизировать учет и свести ошибки к минимуму. Но тем не менее довольно обычная ситуация, когда единственным человеком, ответственным за состояние финансов, является руководитель компании. Конечно, существует бухгалтерия во главе с главным бухгалтером, но она занимается учетом, причем нередко ориентированная больше на сдачу формальных отчетов, чем на учет, обеспечивающий данные для принятия решений руководителем. В итоге вопросы о том, какие счета оплачивать в первую очередь, на что тратить деньги, а на что нет, решает высший руководитель.

Это довольно странно, если принять во внимание, что деньги - просто один из важнейших ресурсов в бизнесе, они нужны каждому подразделению. Если руководители подразделений не имеют возможности приобретать то, что требуется для работы, их возможности контролировать деятельность и ответственность ограничены.

Финансовое отделение состоит из трех отделов:

7 - отдел Дохода;

8 - отдел Расходов⁴⁹;

9 - отдел Учета⁵⁰.

ОТДЕЛДОХОДОВ(7)

Цель отдела - собирать доход и обеспечить, чтобы все деньги, которые кто-либо должен компании, были получены полностью и своевременно. Это включает также и организацию того, чтобы деньги гладко и беспрепятственно попадали на счета, а клиент мог легко оплатить счета.

Конечно, если это небольшой розничный магазин или ресторан, основная часть денег будет получена продавцами или официантами, но даже в этом случае время от времени есть необходимость выставлять счета и следить за тем, чтобы эти счета были оплачены.

В производственных или сервисных компаниях обычно требуется больше внимания и усилий, чтобы контролировать своевременную оплату всех счетов.

В добавок к этому в любом бизнесе нужно следить за тем, чтобы поступали не только оплаты от клиентов, но и возвращались выданные сотрудникам ссуды или удержания, получать комиссионные от партнеров.

ЦКП: все средства, полученные компанией.

Секциясчетов - своевременно оформляет документы, на основании которых клиенты должны производить оплату, следит за тем, чтобы клиенты своевременно получали счета на оплату, ведет записи по всем клиентам, позволяющие в любой момент установить, кто из них и сколько должен компании.

ЦКП секции: дебиторы, которые своевременно получают счета на оплату на основании полных и актуальных данных о размере дебиторской задолженности.

Для того, чтобы можно было производить этот продукт, конечно следует вести учет по каждому отдельному клиенту, чтобы в любой момент можно было найти данные о том, сколько этот клиент получил товаров или услуг, каковы заключенные с ним договоренности об условиях оплаты, когда ему необходимо выставить счет на оплату. Если кто-то из сотрудников компании, например продавец, хочет узнать, каков размер задолженности клиента, или получить сведения о полученных оплатах, он обращается в эту секцию.

Секциясборадебиторскойзадолженности⁵¹ - добивается своевременной оплаты выставленных счетов, для этого общается с дебиторами, напоминает о сроках оплаты счетов, высылает письма с требованием оплат в соответствии с установленными правилами, добивается, чтобы в отношении недобросовестных дебиторов применялись санкции, установленные политикой компании.

ЦКП секции: собранная дебиторская задолженность.

Довольно распространенная практика, когда дебитору собирают продавцы. В некоторых случаях это оправданно, тогда эти функции выполняет отдел Продаж и такой секции не будет в отделе Дохода. Но во многих видах бизнеса нет смысла делать это функцией продавца. Так, например, на предприятии по производству наград я обнаружил, что продавцы тратят очень много времени и сил на то, чтобы собирать оплаты от клиентов, хотя для такой работы не стоит использовать компетентных и высоко оплачиваемых продавцов.