Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении

Внимание! Поддельная подпись, полученная фотографическим способом или при помощи сканера, полностью совпадает с оригиналом. При помощи этих способов обычно изготавливают факсимиле. Штрихи таких подписей имеют микроструктуру, специфичную для каучуковых, полимерных или металлических клише. Многие признаки поддельных подписей рассматриваемого вида можно обнаружить при осмотре документа с помощью лупы, микроскопа. Во всех случаях, устанавливая подлинность подписи, ее рекомендуется сравнивать с образцами подписи лица, от имени которого она выполнена.

Наименование вида документа

Вид документа дает первое общее представление о назначении документа, его форме, характере информации, определяет дальнейший порядок работы с документом. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно определяться Уставом (положением об организации) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Запомните! Наименование вида документа пишут ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ.

Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».

Запомните! Города, оканчивающиеся на – бург и – град, а также Москву указывают без «г.» (сокращение слова «город»). Например: Москва, Екатеринбург.

Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Справочные данные об организации

Справочные данные включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и пр.).

Внимание! Справочные данные об организации оформляют в соответствии приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234.

Дата документа

Дата документа является одним из самых важных реквизитов. Она проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, либо службой делопроизводства при регистрации документа.

В настоящее время в делопроизводстве используется три способа оформления даты:

Первый способ (цифровой) – 01.09.2015. Обратите внимание, что в конце даты сокращение года «г.» не ставится, а также не ставится точка после оформления даты. Год указывается четырехзначной цифрой, а если порядковый номер месяца или день месяца состоят из одной цифры, то перед ними проставляется 0. Неправильно: 1.6.2015, а правильно – 01.06.2015.

Второй способ (словесно-цифровой) – 01 сентября 2015 г. В этом случае название месяца пишут словом, а в конце года ставят сокращение «г» и точку.

Третий способ (международный) – 2015.09.01. Оформляется обратный порядок расположения: сначала год, затем месяц, затем день.

В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) международный способ не используется в этих органах.

Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с внедрением информационных технологий рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. В соответствии с ГОСТ 7.64–90 (ИСО 8601:88) пример написания даты «1 сентября 2014 года» выглядит следующим образом: 20140901 (основной формат); 2014-09-01 (расширенный формат); 14-09-01 (сокращенный формат).

По правилам делопроизводства все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться: согласование, подписание, утверждение, отметка о заверении копии, отметка о поступлении документа в организацию и др. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Таблица 2.1

Реквизиты, в которых присутствует дата

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа являются наиболее поздняя дата подписания. Эта дата проставляется в бланк документа рядом с регистрационным номером.

Регистрационный номер документа (индекс)

Определение: индекс – условное обозначение, указывающее на место составления, хранения или содержание документа. Индексация – проставление порядковых номеров и необходимыхусловныхобозначений, указывающих на место их исполнения или составления и хранения.

В российском делопроизводстве для всех видов обозначений, связанных с регистрацией документов, применяется один вид знаков – арабские цифры.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.