Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора и дата. Содержание действия, безусловно, будет зависеть также и от квалификации работника: чем выше она у исполнителя, тем большую свободу действий ему можно предоставить. В связи с этим указания, содержащиеся в поручении (резолюции), могут носить либо общий, либо конкретный характер.

Общие указания выражаются следующим образом:

к руководству;

к исполнению;

к сведению.

Вместе с тем указания по исполнению (резолюции) должны быть составлены таким образом, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные обращения за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно.

Название документа

Название документа (заголовок к тексту) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Например:

«Приказ (о чем?) “Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных гражданских служащих и работников Комитета по управлению архивами Администрации Московской области”»;

«Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка».

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено. Например:

«О подготовке проекта договора».

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Точка в конце заголовка не ставится.

Замечание! К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту центрируется относительно границ текстового поля.

Отметка о контроле

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Отметка проставляется в верхнем правом углу документа. Она наносится делопроизводственной службой (или секретарем) после того, как руководитель принимает решение о контроле документа.

Текст документа

Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов Федерации в соответствии с законодательством РФ и субъектов Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф.

Слова «министерство», «служба», «агентство» пишутся со строчной буквы во множественном числе и не в качестве имен собственных (например, «Предложить агентству рассмотреть вопрос о…»; «По согласованию с министерствами…»).

Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной и исполнительной власти, указываются: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки. Например:

«В соответствии с постановлением Администрации Тверской области от 10.04.2010 № 119-п «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Тверской области»;

«В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2…».

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах организаций (приказ, распоряжение и т. д.), действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).