Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Министр

Минэкономразвития России

личная подпись И.О. Фамилия

дата

Замечание! Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2015 № 14

или:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Минюста России

от 05.04.2015 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Внимание! В законодательстве содержатся нормы, в соответствии с которыми утверждение определенных видов документов осуществляется только правовым актом. Например, в Разъяснениях о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены приказом Минюста России от 14.07.1999 № 217) определено, что нормативные правовые акты, изданные в виде правил, инструкций и положений, необходимо вносить приказом.

Гриф утверждения документа печатается через одинарный междустрочный интервал, слово «утверждаю» («утвержден», «утверждена», «утверждено» или «утверждены») отделяется от последующего текста увеличенным интервалом. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, представлен в приложении 12.

Указание по исполнению документа (резолюция)

Указание (поручение) по исполнению документа, написанное на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Например:

Воронец Н.В.

Федорову Н.А.

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой

«Росса» к 05.10.2015

Личная подпись

дата

Указывать в поручении должность исполнителя не обязательно.

Указание (поручение) по исполнению пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то поручение может быть оформлено на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Многие руководители, по различным причинам, предпочитают оформлять поручения на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его потом к документу скрепкой или скобой. В этом случае на отдельном листе поручения указывается регистрационный номер и дата документа, к которому поручение относится. Например, приказом Минюста России от 30.12.2011 № 460 (ред. от 24.01.2014) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации» утвержден образец бланка для поручений в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области.

Такой способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность поручения (лист с поручением может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка или скоба изымается, и лист с поручением подшивается как отдельный документ).

Внимание! В организациях, не являющихся федеральными органами власти, данный реквизит называется «резолюция».

Поручения руководителя могут быть индивидуальными (указана одна фамилия исполнителя) или коллективными (перечислены несколько фамилий). Обязательное требование к резолюции – адресность резолюции. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других либо четко определить степень ответственности каждого. Если в указании по исполнению (поручении, резолюции) отмечено несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в указании (поручении, резолюции) назван первым. Указание по исполнению – своего рода распорядительный документ, составленный на полученном документе. Поэтому в тексте указания по исполнению будут присутствовать так называемые управленческие операторы, позволяющие активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении. Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов:

«информировать по истечении срока исполнения о принятом решении»;

«дополнительно переговорить»;

«подтвердить получение»;

«сообщить о выполнении» и др.