Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении

Внимание! Индексации подлежат все регистрируемые документы, а также документация, которая не регистрируется, но группируется в дела. Каждый массив документов должен имеет свой уникальный индекс. Ведь индекс документа выполняет не только учетную функцию, но и поисковую.

Регистрационный номер документа (индекс) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Принятое в конкретной организации расположение составных частей индекса должно быть постоянным, а система индексов оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.

Например, расположение составных частей индекса письма может быть следующее:

124/02-03, где

124 – порядковый номер;

02 – номер дела по номенклатуре;

03 – информация о корреспонденте, исполнителе и т. д. (например, 03 – отдел кадров).

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями (договоров, решений и т. п.), состоит их регистрационного номера документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. При регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно дополнить буквой «П», например 56-П.

Регистрационные номера внутренних документов могут включать только порядковый номер по журналу регистрации данного вида документов, например протоколы, акты, справки.

Регистрационный номер исходящего и внутреннего документа проставляется в бланке документа на уровне реквизита «Дата» (_____№________).

Нумерация документов в течение нескольких лет не допускается. Нумерация документов ведется в пределах одного календарного года.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Сведения в этот реквизит переносятся с поступившего документа (На №_от____).

Адресат (лицо или организация, которым адресован документ)

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Внимание! Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, местного самоуправления, организаций.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и прочее являются условными):

Минрегион России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например:

Генеральному директору

ОАО «Северные звезды»

В.А. Караваеву

или:

ОАО «Проект»

Главному бухгалтеру

В.М. Попову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например:

Структурные подразделения

аппарата Главы Администрации

Костромской области

Руководителям исполнительных

органов государственной власти

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

«Арт-дизайн»

Н.В. Соловьевой

Запомните! Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании документа в организацию, а не конкретному должностному лицу указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа в орган государственной власти, местного самоуправления (без указания должностного лица) адресат оформляется следующим образом:

Правительство Российской Федерации

Департамент делопроизводства и архива

Внимание! Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:

Молостнову О.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Данков, Данковский р-н, Липецкая обл., 201264

Гриф утверждения